導入事例
Case

税理士法人青山パートナーズ
「伝言がChatworkに残るから確認がスムーズ」テレワークでの電話対応と取り逃しゼロを実現

社名
税理士法人青山パートナーズ
業種
士業(税理士)
従業員数
約20名
受電件数
20件 / 月

「fondeskのオペレーターさんは税務署からの大事な伝言をしっかりとメモし、Chatworkに残してくれる。後からメモを確認しながら作業ができるのは、本当に助かっています。電話対応の効率化だけじゃないメリットがありましたね」そう語るのは、税理士法人青山パートナーズの水野さん。

同事務所は、創業から上場まで、企業ステージに合わせた一気通貫のシームレスな会計・税務・経営管理を支援しています。

テレワーク移行をきっかけに、fondesk導入を決めたという同事務所では、3コールで取れなかった電話をfondeskに転送するという運用を行っています。fondesk導入の経緯や使って良かったことなどを伺いました。

(写真左から)水野 啓さん/馳 雅樹さん/坂巻 靖哲さん
fondesk導入前
  • テレワーク時、出社しているメンバーに電話対応が集中してしまう
  • 電話で作業が中断し、集中が途切れてしまう
  • お客様の電話を取り逃してしまう罪悪感があった
fondesk導入後
  • 出社しているメンバーの負担が減った
  • Chatworkに伝言のメモが残るので、後で確認しながら作業できる
  • 取り逃しへの不安がなくなった
「fondeskの成果は、電話の効率化だけじゃない」Chatworkの伝言を見直し、より丁寧な対応が可能に。
- fondeskを導入して良かった点を教えてください。

水野さん

一番助かっているのは、Chatworkに税務署からの伝言や依頼事項が全部残ることです。メモを見ながら対応できるので、間違いなく進められます。
3コールで取れない電話をfondeskに転送するように設定していますが、税務署からの電話で取れないものは全部fondeskに通してもいいかなと思うくらい(笑)。Chatworkへの連携は、非常にありがたいですね。

もちろん、電話対応の負担も減りました。

2020年春頃からコロナ対応でテレワークをはじめたものの、交代で出社している一部のメンバーに電話対応が集中してしまうという課題がありました。出社しているメンバーの役割は、事務所にしかない書籍で規定を確認するなど、在宅しているメンバーのサポート。少しでも割愛できることはないかと考えたとき、電話を外部に依頼しようという話になったのです。

fondeskのおかげで、集中して作業に取り組めるようになりました。
電話の取り逃しがなくなったので、心理的にも安心です。

こんなことを言うとfondeskのまわし者みたいになってしまいますが(笑)、fondeskを導入したメリットはあっても、デメリットは見当たりません。

気さくにインタビューに応えてくださった水野さん
「外部の人が電話に出て大丈夫?」は無用の心配。思った以上にスムーズで、伝言の聞き取り精度も高い。
- fondesk導入の決め手は何だったのでしょうか。

水野さん

当事務所では、実はもともとそんなに電話は多くなかったんです。1日15〜20件、月300件くらい。ですから、「全部の電話をお願いしても、このくらいの金額ならいいか」と思えたというのがfondeskを選んだ理由のひとつです。

他社の秘書サービスなども検討したのですが、かなり高額でそこまでかける必要性は感じなかった。圧倒的にコストパフォーマンスが高く、我々の規模にちょうど良いのがfondeskだったというわけです。

それから、当初外部オペレーターが電話を取り、それを担当宛に転送してくれるようなサービスをイメージし、探していたんです。
ところが、fondeskを知り調べてみると、Chatworkと連携しそこに情報を流してもらえると。

所内の人数は、税務会計が17名、社労士が3名。みんなで共有できるのがいいんじゃないかと思いましたね。社内ですでにChatworkを使っていたので、これが決め手になりました。

- 導入前にイメージしていたことと、実際に使ってみてギャップはありましたか。

水野さん

当事務所に電話してくる方はお客様以外に、税務署、各自治体関係の方が多いです。
当初、いきなり違う人が電話に出てお客様が抵抗を感じないのか、専門用語もある中で正しく伝言は伝わるのかといった不安はありました。

ただ、実際に使ってみると意外と抵抗がないようで、問題なども上がってきていません。専門用語に関してもきちんと聞き取り、伝言してくださっています。間違いもほとんどありません。
むしろ業界の方ではないのに、よくここまで聞き取れているなと感心しています。これは良い意味でのギャップでしたね。

"意識的に集中できる時間"はやっぱり必要。小~中規模の士業事務所に、fondeskをすすめたい。
- これからどのようにfondeskを活用していきたいですか。

水野さん

所内で相談は必要ですが、私としてはもう少し利用時間を増やしても良いのではないかと思っています。

以前読んだ本に書いてあったのですが、ある企業で13~15時の間は集中タイムとし、決まったスタッフしか電話に出ない取り組みをしていたそうです。これにより生産性をあげようということですね。それがずっと記憶に残っていたんです。

我々もパソコンに向かって申告書を作る、作業的な業務も多いです。
ですから、営業などの対人コミュニケーションではなく、個人で作業に集中する時間を設けてもいいんじゃないかと思います。
これから確定申告で作業が増える時期でもありますので、検討してみたいですね。

また、fondeskを導入するまでは、お客様の会社名や名前を覚えるために若手が電話に出るという慣習がありました。
電話をとって付箋で伝言をしてくれるのですが、付箋って書くのも大変ですよね。たまに大きな付箋が2枚になっていたり、明らかに書き直したんだろうと思えるものもあったり。きれいに書かなくちゃいけないという気持ちは嬉しいですが、本来の業務効率は下がりますし、ゴミも増える。

振り返ると、fondeskをもっと早くに利用しておけば良かったと思います。

- fondeskはどのような業界、規模の会社におすすめだと思いますか。

水野さん

士業の事務所、特に小~中規模の事務所にはおすすめです。士業の事務所の懸念事項は、お客様にご理解いただけるかという点と、業界の専門性が高いという点だと思います。

ただ、我々も十分問題なく使えていますし、お客様は長いお付き合いの方々が多いので、一度仕組みを知っていただければ大丈夫と考えています。

また、税務署や自治体などの電話については、fondeskからの通知がメモとして非常に役立っています。電話番号や内線番号もしっかり記載してくださり、スマホからタップすればそのまま電話がかけられる。fondeskを使う上で、業界的なハードルは感じませんね。

前職の事務所では営業電話も非常に多かったので、そういう事務所ではさらに効果が出ると思います。

あとは、ビジネスチャットを使っている会社にもおすすめですね。当事務所でも、もともとChatworkを使っていたので、そこに乗ってくるサービスというイメージで、抵抗はありませんでした。ぜひおすすめしたいです。

取材へのご協力ありがとうございました!
税理士法人青山パートナーズ

税理士法人青山パートナーズは、“成長特化型”総合会計事務所として、これまで700社を超えるの法人のお客様、300名を超える個人のお客様に関与させて頂き、80回以上の事業計画立案を支援し、5社の上場を実現してきました。

起業・創業時からの記帳支援や事業計画立案支援、成長段階に応じた金融機関や税務調査の対応、成長を支える事業計画の継続的な達成管理(PDCAサイクル実行)等の一気通貫の支援実績が、お客様から高く評価されています。

企業再編の知識や経験を活かした事業の世代間の引き継ぎや相続対策も得意とし、100年を超える業歴のお客様も、お手伝いさせて頂いています。

Bizer株式会社

  • ITサービス

営業電話を完全シャットアウト。ほしかった社内環境が手に入った

キラメックス株式会社

  • ITサービス

対応品質の良さに満足。電話取次をSlack連携して外部化できた

株式会社リチカ

  • ITサービス

fondesk導入で運用ルールが定まって、自分たちの仕事に集中できた

LAPRAS株式会社

  • ITサービス

「導入しない理由がない」サービスを見つけて5分でfondesk導入を決めた

行政書士法人GOAL

  • 士業(行政書士法人及び社会保険労務士法人)

月間300件の電話対応をfondeskで外部化。運用ルールを整備して、メンバーの集中力を

Anyflow株式会社

  • ITサービス

取り逃しをなくして電話の悩みを根本解決できた

株式会社才流

  • マーケティング・コンサルティング

私が電話番サービスfondeskを法人と個人で契約した理由

株式会社Catallaxy

  • ITサービス

「社内の空気を濁らせたくない」スタートアップ社長がfondeskに感じた価値とは

株式会社gamba

  • ITサービス

電話対応に関する課題を感じfondesk導入に至った経緯とは

株式会社ベーシック

  • ITサービス

電話対応業務の効率化に成功。100名規模の企業における、バックオフィス部門の業務改善の取り組み

インクルージョン・ジャパン株式会社

  • ベンチャー投資/経営コンサルティング

「電話を無くしたらオフィスで集中できるようになった」fondeskを知ったベンチャーキャピタルに起きた変化とは

株式会社ヤプリ

  • ITサービス

コンパクトな総務部には不可欠なサービス。IPOを実現した急成長企業を支えるfondeskの実力

株式会社ウィルゲート

  • ITサービス

fondesk導入で管理部門の「闇」が解決!固定電話もなくなって月6万円の大幅コスト削減を実現した

株式会社リアルミー

  • ITサービス

リモートワーク主体の企業がfondeskで電話の課題を解決できた

株式会社FREE WEB HOPE

  • ITサービス

fondesk導入でメンバー間の会話が増えた。急成長Webマーケティング会社に起きた変化とは

株式会社あきた総研

  • 人材コンサルティング

「電話やめます」宣言を発表。新しい働き方を啓蒙する秋田の企業がfondeskに込めた想い

anect株式会社

  • ITサービス

fondeskを導入してエンジニアが集中できる環境に

株式会社BEARTAIL

  • ITサービス

”メンションBOT” をつかってfondeskを発展的に活用する「時間革命企業」に話を聞いた

株式会社ヒトカラメディア

  • 不動産

月間400件の電話対応を外部化。“働くを自由に” するオフィス環境が手に入った

株式会社OKAN

  • HRサービス

新オフィスのコンセプトにベストマッチ。fondeskで電話対応の非効率をなくせた

弁護士法人コスモポリタン法律事務所

  • 士業(弁護士法人)

弁護士事務所ならではの課題にfondeskで対応。テレワーク移行もスムーズにできた

株式会社フラッグシップオーケストラ

  • コンテンツ制作

リモートワーク移行の障壁「電話対応」を克服。業務効率を圧倒的に高められた

特定非営利活動法人フローレンス

  • 保育(非営利)

非営利組織の在宅勤務移行に大きく貢献。部署メンバー全員一致で継続利用を決めた

株式会社デイトナ・インターナショナル

  • アパレル

「電話対応で生まれる“負の感情”をなくしたい」アパレル企業が月400件の電話を外部化した理由

中村太郎税理士事務所

  • 士業(税理士)

「集中する時間は、お金をかけてでも作るべき」fondeskは手が足りないときの、もう一人の従業員

株式会社ショーケース

  • ITサービス

「fondeskなしの業務環境には戻れない」スムーズなリモートワーク移行を支えた、fondeskの実力

税理士法人青山パートナーズ

  • 士業(税理士)

「伝言がChatworkに残るから確認がスムーズ」テレワークでの電話対応と取り逃しゼロを実現

富士通コンポーネント株式会社

  • メーカー

富士通コンポーネントは10回線でfondeskを利用。スピードと効率を求める会社ならではの理由とは

株式会社ユーザベース

  • ITサービス

電話対応の効率化を確信しグループ企業2社で導入。仕事で高い生産性をだすには欠かせないサービス

特定非営利活動法人放課後NPOアフタースクール

  • 学童保育(非営利)

限られたリソースで事業運営するNPOこそ、fondeskを導入して業務に集中できる環境づくりを

インターグ株式会社

  • Webメディア運営、広告運用代行、Web制作

fondeskで電話対応の無駄に気付けた。「テレワークでなくても使い続けたい」理由とは

RPAホールディングス株式会社

  • ITサービス

「機能がシンプル、だからいい」当社グループでの電話対応における生産性を大幅に向上

株式会社カミナシ

  • ITサービス

電話が鳴らない快適さを実感。fondeskは少数精鋭企業の強い味方