住宅リフォーム事業を中心に、ハウスクリーニングやWeb事業など幅広く手がけるアドカラーズ合同会社様。現場に出ることや打ち合わせの機会が多く、「電話が鳴っているのに出られない」ことへストレスを感じていたと代表の冨岡さんは語ります。

fondesk導入後は、電話に出られないストレスもなくなり、頻繁にかかってくる営業電話からも解放されたそうです。IT化が進みにくい業界に対し「電話に出られないのはもったいない」と話す冨岡さんに、fondesk導入の経緯や効果を伺いました。

課題は「電話に出られない」ストレスと営業電話の多さ

一番のメリットは、「電話に出られない」ことがなくなった点ですね。 現場に出ていたり会議をしていたりして、電話に出られないタイミングが多いので、「営業時間中なのに電話に出られない」ことが気がかりでした。

それが、fondeskを導入したことで解消されました。すべての電話を一次受けしてもらえるので大変ありがたいですね。かけ直す場合も、聞き取ってもらった内容をもとに準備ができるので助かっています。電話対応の時間も削減でき、より働きやすい環境になりました。fondeskは他の類似サービスに比べてリーズナブルなうえ、業務効率もしっかり上げられたため、導入してよかったと思っています。私たちのための「働き方改革」が一歩前進しました。

代表電話にかかってくるのは、営業電話が多かったですね。全体の8割程度は営業電話だと思います。お客様には別の電話番号を用意しているので、代表電話にかかってくることは少ないんです。

私たちは事務所にいることが少ないので、代表電話にかかってきた電話はすべて私の携帯電話に転送していました。不在着信も全部折り返していたので、電話対応に時間を取られていたんです。

会社にかかってきた電話を受けるのであれば、人が直接受けたほうがいい。そう考えていたので、オペレーターの方が受けてくれるfondeskを選びました。

すべての電話を確実に受けられる。クオリティも十分で不安なく使えた

電話を受けるオペレーターの方の対応が気になっていました。スムーズな受け答えをしてくれるだろうか、と心配だったんです。そこで、導入翌日に自分で電話をかけて確認。すると大変スムーズに対応していただけました。これなら大丈夫だと確信したことを覚えています。

電話をかけてから通知が届くまでの時間も早かったですし、伝言内容のクオリティも十分。テスト通話を行ったことで、懸念していたことはすべて払拭できました。

みんな非常に喜んでいます。スタッフも営業などで外出していることが多く、なかなか電話に出られないことがストレスになっていましたから。

不在着信があると、「誰かがかけた電話への折り返しだったのか」と確認する手間も必要になります。それもfondeskによってなくすことができました。電話を折り返してもお互いに出られず、ずっとつながらない……という状況もなくなったので助かっています。

弊社は、もともと社内コミュニケーションツールとして使用していたLINEと連携しています。fondeskの通知は、事務スタッフと宮城営業所の責任者、私の3名が見て対応する仕組みです。ほとんどが営業電話なので対応不要なのですが、かけ直す必要があれば私が指示を出し、各自の携帯電話からかけ直すようにしています。

このルールで対応が漏れることもありませんし、特に困ることもありません。営業電話は番号を変えて何度もかかってくるため、ブロックせずに放っておくことが多いですね。

fondeskは「電話に出られない」1人親方の企業におすすめ

要望と言うほどではないのですが、土曜日も対応してもらえるようになるといいかもしれません。この業界は日曜休みが慣習で、土曜日は仕事をしている場合が多いんです。そのため、会社休日を自由に設定して使えるようになるとさらに便利だと思います。

やはり建設業は導入したほうがいいでしょうね。実際に私自身がfondeskの良さを実感しているので、周りにも勧めているんですよ。

事務スタッフを抱えず、1人親方で運営している会社も少なくありませんから。そのような会社は電話がかかってきても出られませんし、「どうせ営業電話だろう」と出ないことも多いものです。

せっかくホームページを作って電話番号を掲載しているのに、電話に出ないのはもったいない。新規顧客からの電話かもしれないんですよ。電話を一次受けしてもらい、どのような電話なのかを仕事の合間に見るだけでも全然違うと思うんです。

複数名で運営している会社であっても、業務と関係のない電話を受けるためにスタッフを雇っているわけではありません。手頃な価格でこれだけの効果を得られるのだから、高い費用対効果を感じられるはずです。電話に出られないことによる機会損失を、fondeskで防いでほしいと思います。