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業務効率化ツール・サービスの種類別おすすめ15選!成功事例も紹介

2023年3月13日更新

働き方改革や労働人口不足の影響で、どのように業務効率化を図るかが様々な企業で課題となっているでしょう。技術の進化に伴い、優秀なAIを生かしたツールも続々と誕生しています。

従業員の負担を減らすためにも、これらの導入をしっかりと検討しなければなりません。この記事では、おすすめの業務効率化ツールやBPOサービスを紹介します。自社の業務の改善に役立ててください。

主な業務効率化ツールの種類とは?

まずは、主な業務効率化ツールの種類について紹介します。それぞれのメリットを押さえつつ、導入する際の参考にしてください。

社内/社外コミュニケーションツール

業務効率化に役立つツールの1つとして、社内外のコミュニケーションツールが挙げられます。コミュニケーションツールを導入すると、必要なタイミングでメッセージを伝えることができます。仕事の情報を共有したいときに役立つでしょう。

また、リモートワークを導入している企業もあるはずです。社員がそれぞれ離れたところにいても、画面から情報交換することができます。チャットアプリはスタンプ機能が豊富であり、気軽にメッセージを残せるよう工夫されています。

業務/プロジェクト管理ツール

業務においては、タスクの管理が欠かせません。これらを細かくメモに残せるツールも数多くあります。しかし仕事があまりにも忙しいと、メモしたことすらも忘れてしまうケースがあるでしょう。プロジェクト管理ツールであれば、設定した時間にアラームを鳴らせるためリマインドとしても役立ちます。

加えて、ツールによっては社内全員に対するスケジュールの共有も可能です。このように、業務の効率を上げるためのさまざまな機能が揃えられています。従業員が多い会社には、特におすすめです。

RPAツール

業務を進める上では、緻密な事務作業もこなさなければなりません。しかし、作業する時間が確保できずに困っている会社もあるでしょう。そこで、RPAツールの導入をおすすめします。

RPAは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略称です。これまで人間が行ってきた作業をAIなどに任せる仕組みを指します。金融業を中心に、業務のAI化が進んでおり、効率化を目指すためにも、負担をなるべく減らす工夫が大切です。

名刺管理ツール

営業活動が多い企業や部署であれば、名刺を受け取る場面も多く、それらを適切に管理する必要があります。名刺管理ツールを使うと、会社全体で人物や企業名などの情報を一元管理が可能です。顧客の情報を社員に共有することで、業務の透明化にも繋がります。

名刺管理ツールは、SFA(営業支援システム)と連携できるものも少なくありません。つまり、営業の進捗度や顧客の分析ツールもあわせて使えます。多くの顧客と接する機会のある企業の導入をお勧めします。

ペーパーレス推進ツール

環境問題への配慮もあり、日本でもペーパーレス化が進んでいます。企業のペーパーレス化を後押しするのが、ペーパーレス推進ツールです。これまで紙ベースで管理していた書類をデータで共有可能です。

こうしたツールを利用すれば膨大な枚数の資料でも、データ上の保管が簡単です。印刷する作業も省けるため、業務の効率化にも繋がります。法の整備が進み、契約書や請求書もデジタルデータに変わりつつあります。時代の流れに合わせる意味でも、ペーパーレスに切り替えるといいでしょう。

【種類別】業務効率化ツールおすすめ10選

おすすめの業務効率化ツールを種類別に紹介します。各ツールの特徴を押さえ、業務の改善に役立ててください。

社内/社外コミュニケーションツール

社内のコミュニケーションツールには、SlackとChatworkがあります。どちらも手軽に使えるため、導入を検討してみましょう。

Slack

Slackはチャットのみならず、画像や動画も送信できるコミュニケーションツールです。

特長チャットや動画、オンライン通話などさまざまな手段でメッセージのやり取りができる
料金プラン(税込)フリー:0円
プロ:月額925円
ビジネスプラス:月額1,600円
機能メッセージ機能
ビデオ通話
50人までのビデオ会議(プロから)

Chatwork

Chatworkは、中小企業向けにサービスを提供しているコミュニケーションツールです。

特長無料から気軽に始められ、デザインもシンプルにつくられている。
料金プラン(税込)フリー:0円
ビジネス(年間契約):月額550円
エンタープライズ(年間契約):月額880円
機能チャット
タスク管理
ファイル管理
ビデオ/音声通話

業務/プロジェクト管理ツール

プロジェクトの管理ツールは、TrelloやBacklogがおすすめです。業務の幅を広げたい方は、これらの導入が欠かせません。

Trello

Trelloは、自社の業務をあらゆる視点から管理できる業務効率化ツールです。

特長さまざまなプロジェクトの内容をシンプルに管理でき、自分たちの好みで簡単にカスタマイズできる
料金プランフリー:0ドル
スタンダード(年間契約):月額5ドル(月間契約の場合は月額6ドル)
プレミアム(年間契約):月額10ドル(月間契約の場合は月額12.5ドル)
エンタープライズ(年間契約):月額17.5ドル
機能カスタム背景とスタンプ
ボードの無制限使用(スタンダード)
カレンダーやタイムライン機能(プレミアム)

Backlog

Backlogは、プロジェクトの状況を一目で確認できるガントチャート(表)が持ち味です。

特長業種にかかわらず、すべての従業員がタスクを一元管理できる
料金プラン(税込)スタータープラン:月額2,970円
スタンダードプラン:月額1万7,600円
プレミアムプラン:月額2万9,700円
プラチナプラン:月額8万2,500円
機能ガントチャート(スタンダードプランから)
カンバンボート
メールサポート
チャットサポート

RPAツール

RPAツールには、BizRobo!とWinActorの2つを推奨します。これらの強みを具体的に述べましょう。

BizRobo!

BizRobo!はルーチンワークからの解放を目指すツールです。

特長低コストかつ無制限でさまざまなタスクをロボットに一任できる
料金プラン(税込)BizRobo! Mini:年額90万円
BizRobo! Lite:初期費用20万円、年額120万円
BizRobo! Basic:年額720万円
機能ロボット実行機能
スケジュール管理

WinActor

WinActorは、あらゆる業界で使われているRPAツールです。

特長現場の声を長年聞き続け、処理速度や画像認識精度に力を入れている
料金プラン(税込)ノードロックライセンス(1台用):年額90万8,000円(フル機能版)
フローティングライセンス(複数台用):年額300〜500万円
機能イベント監視
自動記録モード
スクリーンセーバー解除機能(円滑にシナリオを作成)

名刺管理ツール

他企業とのコミュニケーションを大事にしたいのであれば、名刺管理ツールも導入しましょう。おすすめなツールは、SansanとWantedlyです。

Sansan

SanSanは、ビジネスチャンスを広げる目的で企業内の名刺データを共有できる点が特徴です。

特長企業にまつわる数々の情報を活用し、接点のない顧客と繋がる際にも役立つ
料金プラン(税込)要問い合わせ
機能名刺管理
オンライン名刺
メール署名の取り込みシステム
商談管理オプション
リスクチェック(反社勢力などの情報を確認できる)

Wantedly people

Wantedly peopleは、人工知能を生かした名刺管理ツールです。

特長人工知能と暗号化機能により高水準のセキュリティを備えている
料金プラン(税込)すべての機能が無料
機能IOSの端末で着信時に名前を表示
連絡先の共有
1回の撮影で10枚までの名刺のデータを連絡先へ追加
Excelへの書き出し(連絡先をCVS形式で保存)

ペーパーレス推進ツール

ペーパーレス推進ツールには、主にXーpoint cloudやクラウドサインSCANがあります。それぞれの詳細を確認しましょう。

Xーpoint cloud

Xーpoint cloudは、累計で4,000社以上の企業に導入されている業務効率化ツールです。

特長入力システムがシンプルであり、ワンクリックで承認作業を行える
料金プラン(税込)スタンダード:月額550円×ユーザー数
プリペイド:月額522.5円×ユーザー数
初期費用0円
機能書類の作成や一括申請 / 印影表示ができる/ モバイル承認 / 権限の付与および剥奪

クラウドサインSCAN

クラウドサインSCANは、手間をかけずに契約することを目指しているツールです。

特長契約書の締結日や部署などを簡単な検索で見つけられる
料金プラン(税込)Light:月額1万1,000円
Corporate:月額3万800円
Enterprise:問い合わせ必要
機能2段階認証 / 弁護士ドットコムによる電子署名とタイムスタンプ

業務効率化ツール導入時に考えるべきポイント6つ

業務効率化ツールを導入するときには、大きく分けて6つのポイントがあります。これらをあらかじめ考えた上で、導入するツールを決めることが大切です。導入時に考えるべきポイントを具体的に紹介しましょう。

1.自社の課題にとって役立つか

業務効率化ツールは、基本的に自社の課題を解決するために使います。例えば、会社の多くの社員が残業していたとしましょう。この場合、社内の全員が仕事を抱えすぎている可能性があります。

RPAツールを導入すれば、1人あたりの作業量を減らせるかもしれません。このように課題を何点か挙げた上で、解決に役立つか否かを検討するといいでしょう。

2.すべての従業員にとって使いやすいか

ツールの性能だけでなく、使いやすさも重要です。使いづらいツールを選んでしまうと、結果的に業務の効率が悪くなってしまいます。

特に気を付けたいポイントは、社員のスキルに合わせることです。デジタルに慣れていない人が多いのであれば、操作が簡単なツールを優先的に選びましょう。

3.小規模・低予算で始められるか

業務効率化ツールは、なるべく小規模単位から導入するのが賢明です。数人で使用してから、会社に導入するかを検討しましょう。既存のシステムとの相性も調べておくことが重要です。

また、業務効率化ツールは費用が高くなるケースも珍しくありません。複数の企業から見積もりを取り、導入費用も確認しましょう。

4.セキュリティ面での対策が取られているか

ツールを導入する際には、セキュリティ面も入念に確認しなければなりません。

関係者以外にアクセスされた場合、企業の情報が盗み取られる危険性もあります。情報化が進む社会では、セキュリティの確保が欠かせません。導入時には、セキュリティの確保も意識して検討しましょう。

5.既存の社内ルールやシステムと連携しやすいか

新しいツールを採用すると、既存のシステムとの間でトラブルが発生する可能性もあります。トラブルが発生してしまうと、業務に支障をきたすでしょう。あらかじめ、連携の可否も確かめなければなりません。

こういった問題は、実際に導入してみないと分からない部分もあるはずです。無料トライアルも利用しつつ、さまざまなケースを想定して使用しましょう。

6.サービスのサポート体制は充実しているか

業務効率化ツールは、導入した後にトラブルが生じる場合もあります。不測の事態に備えるためにも、業者からのサポートを受けられる環境が重要です。サポート体制もツール選びの参考にしましょう。

トラブルが発生するタイミングによっては、自社の業績にも影響を与えるかもしれません。なるべく迅速に連絡を取れるよう、常日頃からコミュニケーションを取ることが大切です。

業務効率化ツールが求められる時代背景とは?

業務効率化ツールのニーズが高くなった理由のひとつとして、時代背景も挙げられます。主な要因は次の2つです。

  • 業務量の増加と労働人口の減少
  • 政府によるDX推進の波

それぞれの内容を詳しく解説します。

業務量の増加と労働人口の減少

まず、外せない要因が業務量の増加と労働人口の減少です。技術が進歩するにつれ、求められるサービスが増えています。利便性が向上すれば、ユーザーの要求レベルはさらに高くなります。なぜなら、人間はより良いものを追い求めるようになるからです。

しかし、業務量が増加する一方で労働人口は減少しています。日本は少子化の影響により、国全体の人口が少なくなっている状態です。つまり、各企業での人手不足が加速する可能性もあります。

そこで、労働力を補うために業務効率化ツールの導入が欠かせません。従業員の負担を軽減し、少ない人数で業務をどう回すかが重要です。

政府によるDX化推進の波

少子化のみならず、新型コロナウイルスの蔓延により日本でもテレワークが普及しました。このような時代の変化から、政府もDX化を積極的に推奨しています。そしてデジタル庁の創設もあり、少しずつDX化が進んでいる状況です。

これらも踏まえると、ITツールの導入は企業にとっても必須となりつつあります。業務の効率化を怠れば、他企業に遅れをとってしまう可能性もあるでしょう。DXは日本全体の動きの中で避けて通れない潮流なのです。

業務効率化にはBPOもおすすめ

業務効率化を実現するには、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)もおすすめです。つまり、特定の業務を他企業に委託する取り組みです。委託先として頼もしい企業を3つ紹介しましょう。

電話代行サービス「fondesk」

電話代行サービスとは、依頼者に代わってプロのオペレーターが電話の一次対応をしてくれるサービスです。電話代行サービスを利用する際には、たった5分程度の手続きで即日利用ができるfondeskがおすすめです。申し込みから利用までに1週間ほどかかるサービスも多いため、他社と比べても非常にスピード感があります。

また、SlackやChatworkなど幅広いビジネスチャットに対応している点もおすすめポイントです。これらの利用には追加費用がかかる業者もありますが、fondeskでは基本料金に含まれています。14日間の無料トライアルもあるため、まずはトライアルを検討してみましょう。

総合マーケティング|トランスコスモス株式会社

マーケティングを全般的に委託したいのであれば、トランスコスモス株式会社を検討してみましょう。さまざまな業界からBPOを受けており、海外でも積極的に活動しています。

また、受託している業種が幅広いことも強みです。知識やノウハウを生かし、自社のサービスを成長させる上でも力強いパートナーとなるでしょう。

経理アウトソーシング「NOC」

経理の仕事をアウトソーシングする際には、NOCへの依頼をおすすめします。こちらの企業では経理全般や精算業務、財務に関するコンサルティングが可能です。

仕訳書や決算報告書の作成も行えるため、忙しくなる決算期において業務の負担を減らせます。コンサルティングを受ければ、財務面の課題も見つけてもらえます。ノウハウを身に付ける上でも役立つはずです。

業務効率化ツールやBPO導入のメリット3つ

業務効率化ツールやBPO導入など、新たなサービスを取り入れることに不安を感じる人もいるかもしれません。しかし、これらの取り組みにはさまざまなメリットがあります。ここでは、メリットの具体的な内容を3つ紹介しましょう。

メリット①:業務の生産性が向上する

まず、ひとつ目のメリットとして業務の生産性の向上が挙げられます。

従業員だけで業務を進めても、体力や時間において限界を迎えるでしょう。場合によっては本来行うべき業務に手が回らなくなるという事もあるでしょう。生産性を上げるには、こうしたツールやサービスを利用しつつ、効率よく業務をこなせる体制づくりが重要です。

メリット②:従業員のモチベーションが上がる

業務効率化ツールとBPOは、従業員の負担を減らしてくれます。単純な事務作業やルーチンワークに負担を感じる担当者もいるでしょう。これらを押し付けてしまうと、モチベーションを低下させる可能性もあります。

この状態を放置すれば、結果的に人手不足を招くかもしれません。一人ひとりの能力を発揮させるためにも、効率良く業務を進める取り組みがカギを握ります。

メリット③:様々なコストが削減できる

業務効率化ツールは、費用がかかると思う方もいるかもしれません。しかし、導入すればコスト削減に繋がるケースもあります。例えば、ペーパーレス化のツールを取り入れたとしましょう。

基本的に紙を使わなくなるため、印刷代や紙代がかからなくなります。また、業務量を減らせば人件費の削減にも繋がるはずです。他にも、様々なコストを減らせます。

業務効率化ツールやBPOサービス導入の成功事例3選

業務効率化ツールおよびBPOサービスを導入した成功事例について紹介します。他企業の例も判断材料にしましょう。

事例1.営業情報管理ツール(JUST.SFA)を導入した事例

防草シートなど生産や販売を行う白崎コーポレーションは、業務においてデータの蓄積が必要でした。なぜなら、複雑な自然環境を正確に分析しなければならないからです。ただし、費用面の兼ね合いもあってツールの導入に踏み切れませんでした。

そういった状況の中で、営業情報管理ツールであるJUST.SFAの導入を試みます。まずは、無料版を使用して業務への影響を分析します。その結果、画面の見やすさやツールの使い勝手の良さが従業員に評価されたそうです。

導入後、白崎コーポレーションは知識や情報の幅広い社内共有に成功します。営業活動の改革にも繋がりました。

事例2.データベースツールの(UnitBase)を導入した事例

続いて、データベースツールのUnitBaseを導入した事例について紹介します。転職エージェントとして有名なマイナビは、長年使っていたソフトの廃止に伴い新たなサービスの導入を検討していました。その際、候補のひとつとして注目された製品がUnitBaseでした。

マイナビが重視した条件は、従来のツールと同じレベルの使いやすさです。UniBaseは使いやすいだけでなく、新たな機能が加わって利便性もより向上しました。

特に業務フローを管理できるようになり、仕事の効率も上がったそうです。

事例3.電話代行ツール(fondesk)を導入した事例

最後に電話代行ツールのfondeskを導入した事例について取り上げましょう。株式会社アダコテックの代表取締役は、電話の呼び出し音によって従業員の集中が削がれるのを懸念していました。

特にリモートワークで在宅勤務が続き、オフィスで仕事をしない日々が続きます。このときは、代表電話を1人の担当者へ転送していたそうです。

つまり、リモートワークの間は他の従業員が電話に出ることはありませんでした。株式会社アダコテックの代表取締役は、オフィスでも作業に集中できる環境をつくりたいと考えたとのことです。

このような経緯もあり、呼び出し音を鳴らさないためにfondeskを導入します。電話の一次受付に対応しないことで、従業員が集中しやすい環境をつくりました。

また、株式会社アダコテックはSlackにfondeskの通知を集めて全員で共有しています。導入までの流れもスムーズで、従業員も満足に使いこなしているそうです。

最後に

この記事では、業務効率化ツールについてのおすすめのツールとメリットについて紹介しました。労働人口が年々減少している中、仕事の進め方をどのように工夫するかが求められています。生産性を上げるには、仕事の効率を上げる必要があります。

業務効率化ツールの導入は、企業の成長を後押しします。製品によってさまざまな強みがあるため、複数のものを比較しながら選ぶといいでしょう。導入する際には、各企業の成功事例も参考にしてください。

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