昭和45年に創業後、地域に根ざした建設会社として愛知県を中心に建設事業を展開されている株式会社平成建設（以下、平成建設）様。最近ではドローンによる建物調査事業を立ち上げ、老舗のノウハウとDXの両立を図っているのだと、同社取締役の原さんは語ります。

「老舗という名の思考停止」に陥らないよう、ITツールを積極的に取り入れ、業務をスマートに行いたいと考えている原さん。社屋改装に伴う仮設事務所への移転を機に、固定電話を見直してfondeskを導入したといいます。導入の経緯や効果について、詳しいお話を伺いました。

電話業務の課題は「fondeskを導入したから気づけた」

社屋改装にあたって仮設事務所へ移転しなければならなかったのですが、fondeskのおかげで固定電話を移設する必要がなくなりました。コストも抑えられ、スムーズに移転できたのがよかったと思っています。

また電話を受ける必要もなくなり、電話の引き継ぎも楽になって業務が効率化されました。社内のコミュニケーションツールとして使っているLINE WORKSに通知が届くので、かかってきた電話のチェックも社内共有も簡単ですごく助かっています。

営業電話を1タップでブロックできるのも便利ですね。

電話を受けていた総務スタッフは計算業務が多く、電話によってその集中力が途切れるのは問題だと感じていました。

また、かかってくる電話の8割は不要な営業電話。これまでは、2割の大事な電話のために、不要な電話まで取っていたわけです。直接取りたい電話もありますが、私たちの場合は外注しても問題なかったんです。

しかし電話を取るのが当たり前だったので、改善が必要だとは思っていませんでした。fondeskを導入したからこそ、このような電話の課題に気づけたんです。

もともと旧社屋にはビジネス用固定電話が6台あり、それらを離れた場所にある仮設事務所へ移転するのは時間も費用もかかることがわかりました。しかし電話はかかってくるので電話を移設しないわけにもいきません。

それならば電話を代わりに取ってくれるサービスを導入し、仮設事務所には家庭用電話を1台置いたらいいのではないかと考えたんです。いくつかサービスを調べたなかで、もっともよかったfondeskを導入することにしました。

電話が活字化されることで、現場スタッフの負担も軽減

自動音声などではなく、人が出てくれるという点が大きな決め手でした。AIが受電してくれるサービスなども検討しましたが、いまいちピンとこなかったんですよね。

また年末年始に導入したかったので、導入手続きがネットで完結して即日利用開始できるのもありがたかったです。サポートの説明もわかりやすく、スムーズに導入できました。

必要に迫られて導入したので、すべての電話に出てくれるのか半信半疑だったのが正直なところです。私たちは官公庁関連の施工も請け負っており、電話を取り逃すのはビジネス上のリスクになってしまいます。

そのため、導入当初は週2回ほどテストコールを行い、電話会社から取り寄せた電話リストと照合していました。それで取り逃しがないこともわかったので、今は安心して使っています。日時指定の電話がある場合は、その時間にfondeskへの転送を切って自分たちで対応しています。

私ともう1人だけでfondeskの導入を進めたので、社員へ説明した際には「本当に使えるツールなのか」「LINE WORKSに電話を通知するなんてできるのか」といった不信感が漂っていました。

老舗企業であること、そして現場で作業する工務スタッフは忙しいこともあって、現状を変えたくないと考える気持ちもわかります。でも、やるしかなかったんです。

今ではみんな便利に使ってくれており、工務スタッフも「活字化された電話内容を見て、一度頭の中で考えてから折り返せるのがありがたい」と言ってくれています。総務メンバーも、不要な電話対応による精神的ストレスがなくなったようです。

営業時間内は基本的にfondeskへ転送しています。LINE WORKSに届いた通知は、社員が各自で確認して自主的に対応。対応が終わったら、通知から「対応済み」にするルールです。

業務に関する電話は、担当者が携帯電話から折り返していることが多いですね。仮設事務所の家庭用電話は鳴ることなく、事務所から電話をかけるときにだけ使っています。

電話に人員を割けないなら外注も視野に入れて

月1万円で必要な電話だけセレクトできることを考えたら費用対効果は高いですし、業務が効率化された今、自分たちで電話を受ける運用に戻すことはないと思っています。

改装後の事務所に戻ったら固定電話は戻しますが、午前中のみ自分たちで受けて午後はfondeskに受けてもらうなど、集中タイムを作るためにfondeskを利用するかもしれません。

建設業は作成すべき書類も非常に多く、少ないスタッフで経理も労務管理も行っているので、不要な電話に時間を取られたくないんですよね。小さな会社であればあるほど、電話に人員を取られるのは非効率だと感じます。

本当にやるべき業務ややりたいことに時間を使うために、任せられる業務は外注したいですね。

テストコールした際、オペレーターさんの話し方や電話を取るまでの時間にばらつきがあるように感じたのが気になりました。オペレーターさんの経験やタイミングにもよるのでしょうけど、企業の窓口として利用している以上、できるだけ均一な対応をしてもらえるとありがたいですね。

建設会社のように、現場に出なければ仕事にならないような業界には本当におすすめです。そのような企業では、事務所の電話を携帯電話に転送していることが多いかもしれませんが、fondeskなら電話の内容を活字化して記録してくれるので、確実な電話対応が可能になります。

家族で経営しているような小企業も、電話に人員を割けないと思うので、fondeskを活用したらいいのではないでしょうか。