導入事例
Case

インクルージョン・ジャパン株式会社
「電話を無くしたらオフィスで集中できるようになった」fondeskを知ったベンチャーキャピタルに起きた変化とは

社名
インクルージョン・ジャパン株式会社
業種
ベンチャー投資/経営コンサルティング
従業員数
10名以下
受電件数
40件 / 月

「電話が鳴らなくなったらこんなにオフィスの居心地がよくなるなんて」と、fondeskを絶賛するのは、ベンチャー企業の創業支援を手掛けるインクルージョン・ジャパン株式会社(以下「ICJ社」)取締役のお二人。

少数精鋭のプロフェッショナル人材が集うICJ社は、社外ミーティング・作業が多くオフィスが留守になってしまうこともしばしば。電話の取り逃しは悩みのタネだったといいます。

そんなICJ社の吉沢さん・梅田さんのお二人に、fondesk導入目的と利用感をインタビューしました。

(写真左から)取締役・吉沢 康弘さん / 取締役・梅田 悟司さん
fondesk導入前
  • ミーティング、商談が電話で中断される
  • 重要な電話を取り漏らす
  • 電話の鳴るオフィスを無意識に避けて、外で作業
fondesk導入後
  • ミーティング、商談が集中できるようになった
  • 金融機関やメディアからの重要な電話を漏らさず対応できるようになった
  • 自然とオフィスにメンバーが集まるようになった
電話のせいでミーティングが中断。ストレスを感じていた。
- fondesk導入前、電話に関してどのような課題がありましたか?

吉沢さん

弊社は少人数のコンサルタント・キャピタリストで構成されている組織で、もともとオフィスには人が全然いないんです。クライアントとのやり取りもSlackなどの電子的な手段がメイン。電話にそもそも出られないことが多かった。

でも取引先は上場企業をはじめとした大手企業が多いので、会社として電話番号は必要なんです。留守番電話をかけてしまうのは安っぽいし、結局「鳴りっぱなし」になってしまうことがしばしばありました。

梅田さん

メンバー間で「電話の煩わしさ」について課題感を共有していましたが、具体的に解決策は考えられていませんでした。でもとにかく電話に対して、皆がストレスを感じていたんです。

吉沢さん

fondeskを導入する前は、電話対応に2つの課題がありました。

まず1つ目に重要な電話を取り漏らしてしまうこと。ベンチャーキャピタルは支援先の資金繰りを支援する一環で、公庫など金融機関とのやりとりなども行うのですが、彼らは連絡手段が電話なんです。たくさんの不要な電話に混じって、金融機関の電話を取り漏らしてしまい、後から面倒なことになったこともありました(苦笑)。

2つ目は電話によって重要なミーティングや商談が中断されてしまうこと。(今日のこの取材のように)仕切りの無い部屋で社外の人とも打ち合わせをするので、電話が鳴ると中断せざるを得ない。中断後は「何の話でしたっけ」と言って再開することになって、すごく時間がもったいなかったんですよね。

fondeskを導入してからは、一切電話が鳴らなくなった。本当に快適ですよ。もともと感じていた課題は解決しました。

受電報告テキストのおかげで「折り返す準備」ができる
- 梅田さんの著書※発売やTV出演がきっかけで、かなりの電話がかかってきたと伺いました。

梅田さん

そうですね。(著書発売から)しばらくの間、取材等の電話が結構かかってきました。予期していたわけではなかったんですが、そうなる前からfondeskを導入していて本当に助かりました。おかげで大切な取材依頼を漏らさずに対応することができました。

折り返す前に受電報告のテキストを確認できるのも良いんです。受電一覧から対応が必要なものを選べるし、発信者がどんな方かを折り返す前に確認できる。落ち着いて対応できるようになって、本当に有り難いですね。

経営メンバーで対応協議したいケースもあるので、受電報告を全員で同時に確認できるのもいいですね。情報共有もとても楽です。

※梅田さんは「やってもやっても終わらない名もなき家事に名前をつけたらその多さに驚いた。」をサンマーク出版から先日上梓したばかりだった。 (2019/9/17)

受電報告を見て、折り返す準備をするという梅田さん
- きっと吉沢さん宛の電話も多いですよね?

吉沢さん

(私を含む)経営メンバーには、マンションなどの「売り込みの電話」が多いです。8-9割はそういう不要な電話。でもそういう電話に混ざって、新規の事業相談などが電話で掛かってきます。2回目以降ならメッセンジャー等で連絡を取り合えるんですけど、1回目は電話で相談してくる人が多い。「電話が繋がらないからメールしよう」となってくれれば良いですけど、繋がらないからと諦めちゃう人も一定数いるはずなんですよね。それはやっぱりもったいない。

fondeskを導入してからは受電報告の一覧を眺めて対応できるから、ノンストレスですね。しつこい営業電話も「あ、営業がんばってるな」ぐらいで済ませられる。迷惑な電話への対応が完全ゼロですからね。本当に助かります。

留守がちだったオフィスにみんな来るようになった
取材中にも電話がかかってきたと、受電報告をご覧になるお二人

梅田さん

電話が鳴らなくなって、皆がオフィスにいる時間が圧倒的に長くなりましたよね。

吉沢さん

たしかに!
言われてみたら、皆オフィスにいるようになりましたね。

梅田さん

電話が鳴らなくなって集中できるから、「ひとりでモノを考える」という時にもオフィスに来るようになりました。オフィスがモノを考えられるスペースになったんです。

前職時代(大手広告代理店)も、電話が鳴ったり同僚に声をかけられたり、とにかくオフィスは集中に向いてなかった。電話を遠ざけたくて、集中したいときは携帯を置いて外に行ったりしていました。電話が鳴るということは、集中力の阻害要因の上位に来ます。電話が鳴らなくなって、オフィスにいるのが苦じゃなくなった。

吉沢さん

私は新卒でP&Gに入社したんですけど、オフィスの電話が鳴らなかったんですよ。
「ダイヤルイン」と言って、一人ひとりの番号に直接電話が掛かってくるんです。だから電話に出たくなかったらボイスメールに切り替えて、完全にシャットアウトできた。

「誰かのために電話に出る」ということを業務でやったことがなかったんですね。そういう企業の出身だから、(電話をシャットアウトできる)あのスタイルの方が合理的だよね、という気持ちがあります。

fondeskがあれば、ダイヤルインじゃなくても電話に出なくて済むので、そういうストレスがない。そういう環境を提供できるなら、外資系企業の出身者の中途採用もしやすくなりそうですね。

梅田さん

やっぱりまだ、「電話をしないと失礼」「メールより電話の方が伝わるはず」という考えの方は一定数いらっしゃいますよね。それを否定するわけじゃないですけど、私たちのような仕事の仕方をしていると、お電話を頂けて嬉しい反面、自分たちの集中を妨げられるのはツラいんです。

fondeskが間に入ってくれることで、(電話を重んじる人と自分たちとの)中間のバランスを取ってもらえているなと感じます。

クレームはゼロ。オペレーターの対応品質にも満足している
「導入前はどんなトラブルが起きるのか、実は『楽しみ』だった」という吉沢さん

吉沢さん

実はfondeskにしてから、「御社の受付の人が失礼」みたいなトラブルはまったく無いんです。オペレーターの方の対応がしっかりしているから、手間が増える感覚は無いですね。

(導入を検討する)皆さんはそれを1番に懸念すると思うんです。社員じゃない人に代表電話を取らせて大丈夫かと。導入前、正直言うと少しはトラブルあるかなと覚悟はしていたんですが、良い意味で予想を裏切られました。すごく対応が安定しているなと感じています。

「SOHO型オフィス」の企業にオススメ
- 今後fondeskに期待することを教えてください。

吉沢さん

期待しているのは、何回も掛けてくる営業電話を断ってもらうこと。それがあれば、さらに負担が減るなと思っています。

梅田さん

私は受電報告が可視化されて嬉しいと思っている一方で、「またこの人から電話かかってきている」ということに少々のストレスを感じています。不要な電話の通知を見なくても済むような、細やかなサービスにしていってもらえたら嬉しいなと思っています。

- 最後に、どんな企業にfondeskはオススメですか。

梅田さん

(このスペースのような)部屋が分かれていない、1部屋のSOHO型に近い事務所には本当に良いですよね。fondeskを入れておけば、オフィスに「電話を受ける人」がいらないですから。弊社に近い環境の企業にはオススメしたいですね。

あとは私たちの支援先のような、数名規模のベンチャー企業。秘書や事務スタッフを雇うまでもないけど、電話をわずらわしいと感じているという状況なら、ちょうど良い解決策として、fondeskを選択肢にすると良いと思います。

吉沢さん

ベンチャーの場合、サービスローンチしたり、TVで紹介されたりというタイミングで露出が増えて、受けきれない量の連絡を一気に受けることってよくあるんですよ。そういう時に問い合わせが急増して、その中に大手新聞社の取材オファーなども混ざって来ます。どうしても取り逃しが起きやすいですよね。

梅田さん

メディア露出っていうのはあまり計画されないで始まりますよね。「いま必要」という時になってからでは遅いので、チャンスを逃さないためにも、fondeskのようなサービスを導入して備えると良いと思います。私たちはちょうど書籍の発売などに間に合って、良い準備ができましたから。弊社の場合はたまたまでしたけどね(笑)。

驚くような出会いやコラボ(Collaboration)の機会を提供し、世の中に刺激を与え続ける。インクルージョン・ジャパン

インクルージョン・ジャパン株式会社は、リクルート・P&G・ライフネット生命といった事業会社でのマーケティング・事業開発を中心としたメンバー、およびマーケティングメッセージを手掛けてきたメンバー等により構成されており、立ち上げ初期から一貫して事業に深く踏み込み、時には「マーケティング部長」といった役割などで支援先を徹底的にサポートするスタンスを強みとしています。

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