導入事例
Case

株式会社ウィルゲート
fondesk導入で管理部門の「闇」が解決!固定電話もなくなって月6万円の大幅コスト削減を実現した。

社名
株式会社ウィルゲート
業種
ITサービス
従業員数
152名
(2019年10月現在)
受電件数
350件 / 月

「fondeskを導入するまで、管理部門が抱える電話対応の問題が見えていなかった。」そう語るのは、株式会社ウィルゲート 専務取締役COO 共同創業者の吉岡 諒さん。

fondeskで電話が「見える化」できたことで、コストや時間削減だけにとどまらないメリットや気づきがあったといいます。導入後の変化について、株式会社ウィルゲートの3人にお話を伺いました。

株式会社ウィルゲートはコンテンツマーケティング事業を軸に、コンテンツ作成支援サービス「エディトル」や「サグーワークス」、10年以上のSEO支援で培ったノウハウを元に開発したSEO分析・改善ツール「TACT SEO」などを提供しています。Great Place to Work®が実施する「働きがいのある会社ランキング」では、7年連続でランクイン。「一人ひとりのwillを実現する」という経営理念のもと、クライアントやユーザーだけでなく、社員のwill(意志、想い、やりたいこと)支援にも取り組んでいます。

(写真左から)専務取締役COO・吉岡さん / 経営管理室・小濱さん / 経営管理室GM・佐藤さん
fondesk導入前
  • 電話対応で作業が中断
  • ムダな営業電話が多い
  • 電話対応のためにデスクを離れられない
fondesk導入後
  • 固定電話廃止でコスト削減
  • 電話対応にかかる時間やストレスから解放
  • 経営陣が現場の課題を知れた
「電話の見える化」が現場の課題を知るきっかけに
- fondeskを導入して良かった点を教えてください。

吉岡さん

外線をとる必要がなくなったので、社内の固定電話をなくして月間6万円のコスト削減ができました。でもメリットはコスト削減だけではありません。お恥ずかしながら、電話を「見える化」してはじめて、管理部門が電話対応のつらい「闇」の部分を引き取ってくれていたと知ったんです。

小濱さん

ムダな営業電話への対応はもちろん、メンバーが少ないので電話対応のためにランチ時間をずらしたり、コピー1枚とりにいくのも席をはずせなかったり。お手洗いのタイミングすら調整しなくちゃならない。そういうことも現場ではストレスになっていました。fondeskを導入して、デスクに張り付くことから解放されたのはとても大きいですね。

電話対応は大きなストレスだったという経営管理室・小濱さん

吉岡さん

Slack通知があるので、必要な電話にきちんと対応できていない場合も把握できて、社員に適切な指導ができるようになりました。クレームにつながる種に早い段階で気づくことができるというのは、大事なことですよね。

経営からは見えないこと・知らないことがけっこうあったので、fondeskを導入して良かったと思います。

月400件のうち8割が営業電話、現場は悲鳴をあげていた
- 導入して、電話対応の問題をあらためて感じたということですね。導入のきっかけは現場の声からだったのでしょうか。

吉岡さん

そうですね。管理部門から「電話対応の工数が多すぎて、生産性が下がっている。何かこれを解決するサービスはないか」と相談されたことがきっかけです。その時ふと、私が幹事をしている『ベンチャーCOOの会』で脇村さま(うるる社執行役員)が紹介していたfondeskのことを思い出したんです。話を聞いてみるとまさに、いまの課題を解決するサービスだなと感じましたね。

佐藤さん

社内全体の外線をカウントしてみたら、月に400件の電話のうち320件が対応不要の営業電話で、必要な電話は80本しかなかったんです。電話を取るために仕事を中断し、集中がリセットされてしまう。中断コストも大きな課題ですし、そのムダな電話対応のために管理部門がストレスを抱えていたんですね。

固定電話費用や受電件数の集計をした経営管理室GM・佐藤さん

吉岡さん

私はいま新規事業を立ち上げていることもあり、リードを取る際にランディングページを作って広告を打っています。少数精鋭なのでバンバン問い合わせの電話が鳴ると対応が難しいというのも、導入背景にはありました。

ルーティン業務の効率化は個人の「will」実現のため
- 電話対応以外でも、効率化に取り組んでいらっしゃることはありますか。

吉岡さん

弊社の理念は、一人ひとりの「will(意志)」を実現すること。これはお客様やユーザーのwillはもちろん、会社のメンバーのWillも含んでいます。成長したい・自分の可能性を広げたい、というメンバーのWillをかなえるために、なるべく生産性の低いルーティン業務を減らしたい。そのために外部リソースを活用したいという考えがあります。

また、弊社はコンテンツ作成支援の「エディトル」や「サグーワ―クス」で、たくさんのフリーランスの方に協力していただいています。記事を書くことや編集・校閲など得意な方に記事作成はお願いすればいいし、電話対応も得意な方にお願いすれば良い。自分の得意なことで稼げるようになるほうが、社会全体としてハッピーだと考えているんですよね。

これからも、フリーランスの方や外部サービスの力を借りて、事業を効率よく回すために挑戦していきたいですね。

ビジョンを熱く語る効率化マニアの専務取締役COO・吉岡さん
- 今後fondeskに期待することを教えてください。

小濱さん

メンション機能があったらいいなと思います。今は、たとえば営業の個人宛の電話だったりすると都度私たちで取り次ぎしているんですけど、個人にメンションしてもらえればその取り次ぎも省けて嬉しいですね。

会社規模に関係なく、電話が多い会社はfondeskを入れるべき
- fondeskは、どんな会社にオススメだと思いますか。

吉岡さん

電話が月100件以上、1日5回以上鳴っている会社は絶対入れたほうが良いと思います。

スタートアップなど規模が小さい会社も、事業成長に時間を使うべきなので、営業電話に時間を奪われている場合じゃないですよね。

また弊社のように100人以上規模になると、400件の電話をひたすら受ける管理部門の深い闇がある。業務パフォーマンスの低下、必要のない電話を受けるムダな人件費発生、そしてランチやトイレを我慢する精神的なストレス、の3つの闇があります。

経営者と会話をすると、「電話の闇」に気づいていないという人はけっこう多いです。弊社の話をすると、みんな「ウチもやらなきゃ」と感じるようです。規模の大小に関わらず、電話が多い会社には導入をオススメしたいですね。

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