導入事例
Case

株式会社ヒトカラメディア
月間400件の電話対応を外部化。“働くを自由に” するオフィス環境が手に入った

社名
株式会社ヒトカラメディア
業種
不動産
従業員数
54名
受電件数
370件 / 月

株式会社ヒトカラメディア(以下「ヒトカラメディア社」)は、『「働く場」と「働き方」からイキイキとした組織と個人を増やす』というビジョンのもと、オフィスの空間プランニングやプロデュース事業を行う、2013年設立のベンチャー企業です。

Twitterやイベント登壇で、積極的にfondeskの良さを発信してくださるヒトカラメディア社に、導入目的や利用感をインタビューしました。

(写真左から)CFO・乙津さん / オフィスプロデュースグループ・大久保さん
fondesk導入前
  • 電話をとるメンバーが固定され、業務負荷の偏りが出ていた
  • 電話対応できる人数に対して受電量が多く、業務の負担になっていた
  • 誰が出ても折り返しになる電話対応に人員が割かれ、非生産的な働き方になっていた
fondesk導入後
  • 業務の偏りが解消され、電話対応の負担を削減できた
  • 電話によって全社会への参加を中断されることがなくなり、最後まで全員が集中して臨めるようになった
Twitterで見かけて社内でシェア。すぐに導入を進めた
- fondeskの導入にはどのような経緯があったのでしょうか。

乙津さん

社内にいろんな情報をシェアするSlackチャンネルがあるんですが、そこで大久保がfondeskの情報をシェアしてくれたんです。私が「中の人知ってますよ〜」と反応して導入検討が始まりましたね。

大久保さん

「このサービス面白い!電話番!」って投稿したのを覚えています(笑)。Twitterのタイムラインでfondeskを見かけて、すごく便利だと思って社内Slackでシェアしました。その後に乙津から脇村さん(=インタビュアーのfondesk担当)を紹介してもらって、メチャはやで導入検討が進みました。

fondeskの導入推進を担当した大久保さん
誰がとっても結局折り返し。電話対応はメンバーがやるべき仕事ではないと思った
- もともと電話対応にどのような課題感をお持ちでしたか?

乙津さん

各島に1つずつ電話機を置いていて、代表電話が取れるようになっています。電話を取るのは主に内勤メンバーなんですが、クリエイティブ職の人はイヤホンをつけていることが多く電話に気づかないし、結局新卒メンバーか、限られた内勤メンバーが取るのが普通になっていました。
新卒のメンバーは積極的に電話取ってくれますが、電話内容が不動産業界の専門的な話だったりするので、電話を受けてもなかなか内容が理解できないんです。

大久保さん

仮に電話内容が理解できても、取り次ぐ物件担当者は外出が多いので、担当以外が対応完了することは難しいんです。おのずと電話をくださった方も「では、折り返しお願いします。」となります。結局誰が取っても同じ、折り返し対応をしていました。
電話を取るメンバーが2〜3人だったので、月間数百件の対応はさすがに厳しいと感じていました。

乙津さん

月間300件以上の電話となると、1日に15件〜20件くらい電話に出なければならず、1件あたりが2〜3分と仮定しても、電話対応だけで1日1時間取られていることになります。
これはメンバーがやる仕事ではない、生産的ではないと考えて導入を決めました。

各所でfondeskを推してくださっている乙津さん
- 導入時、社内でネガティブな意見はなかったですか?

大久保さん

少しネガティブ意見はありました。物件問い合わせをしてきたお客様を折り返し対応にしたくない、直接つなぎたい、と。
しかし、メンバーに先ほどの説明通り、「電話を取っても結局折り返しになっている」と伝えたら、納得してもらえましたね。それ以外は比較的スムーズに無料トライアルを始めることができました。

全社ミーティングに全員集中できて、社内の結束が強くなった
- 導入後、社内の皆さんの反応はいかがですか?

大久保さん

トライアルが2週間だったので、1週間経過のタイミングで使用感をヒアリングしました。
営業メンバーは特に問題はなく今まで通り仕事は進められるし、新卒メンバーも電話対応がない分穏やかに過ごせていいと、良い反応が得られました。

- その他には変化はありましたか?

乙津さん

個人的に思う、fondeskを導入して1番良かった点は、月初の ”全社会” で皆が集中できる環境をつくれたことですね。この全社会は基本全員参加で、各部署の月次の振り返りや、経営陣から方針説明などをする大切な場なんです。

以前は、全社会の最中に電話が鳴ったら対応して、というのが普通で。電話に出た人は話を聞けないし、後からキャッチアップしなければならなかったんですよね。
fondesk導入後は絶対電話が鳴らないので、おかげで皆が全社会に集中できるようになりました。

オフィスデザインも手掛けるヒトカラメディア社
おしゃれキッチンがあって超素敵でした
- fondeskへの改善要望はありますか?

乙津さん

最初はSlack通知にメンションがつかないことが気になっていましたけど、気づいた人・わかる人が、担当者にメンションつけて知らせています。特に明確なルールは決めてないし、指示もしていませんが、メンバーが「これ、〇〇さんあてじゃないですか?」と自発的に取り次いでくれたりするので、結果的に大きな問題は感じてません。

その他でいうと、営業電話の着信拒否ができればいいなと思います(※編集者注)。年末になると、証券会社から社長宛の電話がめちゃくちゃ増えますし、Wantedlyに求人を載せていると人材紹介会社から営業電話がかかってきたりするんです。普段かかってくる電話のほとんどは、物件の問い合わせですが、年末は一気に営業電話が増えるので、かかってこないようにしたいですね。

※編集者注
インタビュー後に特定の電話番号からの着信を拒否する機能をリリースしました。詳しくはコチラをご参照ください。
電話番号を開示している企業は、無条件で導入すべき
- どんな会社におすすめですか?

乙津さん

電話番号をWebで公開している企業は、それだけでfondeskを入れたほうがいいと思います。電話番号を出すと、すごい電話かかってきますからね(笑)

最近は「どの情報を拾うか、何に時間を使うべきか」選択が求められる時代になったと思うんです。電話対応のような業務も、選択してやる・やらないを決めないと、電話の前後時間も結構取られてしまうので、時間的なデメリットが非常に大きいと思います。デメリットを被らないためにも、電話番号を公開している企業には特におすすめしたいですね。

「ただのオフィス移転」を「会社の成長の好機」に変える。

ヒトカラメディアは、『「都市」と「地方」の「働く」と「暮らす」をもっとオモシロくする』というミッション、そして『「働く場」と「働き方」からいきいきとした組織と個人を増やす』というビジョンを実現すべく、これからの働き方・暮らし方を提案している会社です。影響の大きい「働く」というテーマを軸に、企業の成長や地域の課題解決を後押しする「働く場づくり」を展開。オフィス移転やビルオーナー支援、遊休施設に関わる多数のプロジェクトを手掛けています。

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