導入事例
Case

AvePoint Japan株式会社
外資系日本法人の電話は日本語対応で十分。シンプルな運用で効率化できるfondeskは「やめる選択肢がない」

社名
AvePoint Japan株式会社
業種
ソフトウエアベンダー
従業員数
約70名
受電件数
110件 / 月

クラウドサービスのデータ移行や運用管理・データ保護に関して課題解決を行うAvePoint Japan株式会社様は、本社をアメリカに置く外資系企業の日本法人です。リモートワークで出社するメンバーが限られるなか、電話対応の効率化を目的にfondeskを導入されました。

同社は意外にも「海外からの電話はあまりかかってこない」とのこと。日本語対応のみのfondeskでも問題なく運用できているといいます。fondesk導入の経緯や効果について、人事&オペレーション本部 マネージャーの岩田 進吾さんにお話を伺いました。

人事&オペレーション本部 マネージャー 岩田さん
fondesk導入前
  • リモートワーク下での電話応対を効率化できていなかった
  • 不要な営業電話の対応にバックオフィスの工数を取られていた
  • 電話のコール音で社員の集中力が切れていた
fondesk導入後
  • 電話対応を効率化できた
  • バックオフィスの負荷を低減できた
  • 電話を受けるときの心理的負担をなくせた
直接取り次げない状況下で、電話対応工数が増加していた
- fondeskを導入してよかった点を教えてください。

岩田さん

fondeskを導入したことで、2つの効果が得られています。1点目は、不要な営業電話がまったく鳴らなくなったことです。現在鳴るのは、フロアのエントランスに宅配業者が来たときだけ。おかげで、生産性の低下も防げています。

もともとバックオフィスのメンバーが電話を取るルールでしたが、フロントサイドのメンバーにも電話を取ってもらうこともありました。今はその必要がなくなったので、社員全体のストレスも軽減できているのではないでしょうか。

2点目は、電話による精神的ストレスがほとんどなくなったことです。電話に出るだけでストレスを感じる人もいますからね。fondeskのオペレーターさんには感謝しています。

- どのような経緯でfondeskを導入されたのでしょうか?

岩田さん

コロナ禍の影響で出社する人数が限られていたなか、オフィス業務の最適化を検討したことがきっかけです。導入当時は社員の1割前後しか出社しておらず、電話を取っても「〇〇さん」と呼びかけて取り次ぐことができない状態だったんです。そのため、チャットツールを使って受電メモを送る必要がありました。

さらに、弊社にかかってくる電話の一定数は不要な営業電話。件数としては1日1〜2件でも、積算すればそれなりの時間になります。そのような不要な電話に割く工数を減らしたいとも考えていました。

電話が鳴るとオフィスの空気が一瞬緊張感に包まれ、そこにいる全員の集中力を切らしてしまいます。不要な電話のために生産性が落ちるとも考えていたため、解決策としてfondeskを導入することにしたんです。

- 他にも電話代行サービスがあるなか、fondeskを選んだ決め手は何だったのでしょうか?

岩田さん

決め手は価格がリーズナブルだったことと、弊社の運用にマッチしていたことの2点です。私たちは「バックオフィスのメンバーが電話を受けて受電メモをチャットツールに送る」という部分を、いかにコストをかけずに置き換えられるかという観点でサービスを探していました。そこでfondeskがマッチしたわけです。

fondesk以外にもいくつかのサービスを調べましたが、いずれも機能とコストが合いませんでした。もし社長秘書のような電話代行サービスを求めていたのなら、他社のサービスを選んでいたかもしれません。しかし、私たちが求めていたのはシンプルな機能。fondeskはインターフェースも運用もシンプルです。それが私たちにちょうどよかったんですよね。

「ROIと使い勝手を考えたらfondeskが一番だった」と話す岩田さん
「外資系企業だから英語による電話対応が必要」とは限らない
- fondeskは日本語での受電対応となっていますが、海外からお電話がかかってきて困ることはないのでしょうか?

岩田さん

本社はアメリカですが、私たちのお客様は基本的に日本企業です。そのため、弊社の電話は日本語対応で十分なんです。これは他の外資系企業でも同様で、現地法人が存在する企業は一般的に、その地域のお客様と取引を行うのではないでしょうか。他国の企業とはその地域の法人が取引するので、業務上必要な電話が海外からかかってくることは多くないと思います。

たまに英語で電話がかかってくることがあっても、それは不要な営業電話であることが多く、そのような電話は弊社の社員が直接対応できなくても問題ないんです。むしろ英語が話せる人が電話を取ってしまうと、不要な電話でも時間を取られてしまいます。

※fondeskでは、日本語以外の言語対応は承っておりません。「外国語を話される方からのお電話でした」と、発信者様名など、聞き取れた部分のみ通知させていただきます。

- fondesk導入後、社内からの反応はいかがでしたか?

岩田さん

fondeskに関する意見は特に上がってきていません。それはむしろいいことだと思っています。なぜなら、バックオフィス系のシステムというのは「問題なく使えて当たり前」だと思われており、声が上がるとしたらクレームである場合がほとんどだからです。声がゼロであるということは、社員からの評判も悪くないのだと思います。

バックオフィスのメンバーからは「工数がかなり減ったね」と好評です。電話を受けなくなった分、業務負荷は大きく下がりました。業務の棚卸しを行う際も、「fondeskをやめる選択肢はないよね」と話しているくらいです。

対応するオペレーターの方はランダムであるにもかかわらず、内容を的確に聞き取ってくださっています。通知を見れば、どのような電話かすぐにわかるほどの精度である点も好評の理由です。

- 現在はどのようにfondeskを運用されていますか?

岩田さん

fondeskの通知が関係部署のグループメールアドレスに送られるよう、振り分けルールを設定して運用しています。たとえば「営業の〇〇さん」という宛先であれば営業部のグループメールに通知が飛ぶというルールです。

どのルールにも当てはまらないケース用のメールアドレスも用意していますが、そこへの通知は多くて1日2〜3件程度なのでうまく振り分けができていると思います。振り分けたあとの対応は各部署に一任するスタイルです。

振り分けルールを使いこなし、過不足なく通知ができているそう
- 振り分けを活用してスムーズに運用するコツがあれば教えてください。

岩田さん

振り分け先の粒度を荒すぎず細かすぎないよう設定することでしょうか。弊社は従業員70名に対し、振り分け先を6つに分けています。もし振り分けが今より細かい場合、微妙な違いを判別できず、関係ない電話が通知されてしまうかもしれません。逆に範囲が大きすぎると、誰が対応すべきなのか明確にならず、放置されるリスクがあります。

加えて、名前だけ・部署だけといった短い単語をルールに使用することも大切です。「営業の〇〇」ではなく、「営業」と「〇〇(人の名前)」を個別に登録するなどして、どう伝言されても確実に振り分けられるようフレキシブルな状態にしておくんです。fondeskは「なまえ辞書」機能によって名前の聞き取り精度を高められますので、その設定をしっかり行うこともポイントだと思います。

カスタマーサポートを切り分ければfondeskを有効活用できる
- fondeskに対して、改善要望や期待することはありますか?

岩田さん

現在は管理者向けのサイトしかないので、ユーザーサイトがあると便利だなと思いました。センシティブな内容の電話の場合、管理者サイトにログインしなければ通知内容を見られないため、いちユーザーとしては管理者の手を煩わせるのが申し訳ないと感じてしまうんですよね。

また、特定の間違い電話が多くかかってきているので、「この人は弊社に在籍していない」ことをfondesk側で伝えてもらえると助かります。

※現状、fondeskで在籍確認はできません。ブロック機能を使い、応答メッセージに伝えたい内容を設定しておくことで解決できる可能性があります。

- 最後に、fondeskをおすすめしたい企業や業種があれば教えてください。

岩田さん

弊社のようにリモートワークしている社員が多い会社はもちろん、カスタマーサポートの電話を切り分けられている会社にはマッチすると思います。困っているお客様からの電話は直接つながるようにしておき、それと別の番号をfondeskに転送すれば、電話対応を効率化できるのではないでしょうか。

- ありがとうございました!外資系企業だからといって必ずしも英語対応が必要なわけではないとわかり、安心いたしました。今後も、シンプルでありながら便利にお使いいただけるサービスとしてアップデートしてまいります!
「Collaborate with confidence、世界中の企業に快適で安全な IT 環境を」

AvePoint は Microsoft 365、SharePoint、Salesforce、Google Workspace をはじめとするクラウドサービスのデータ移行、運用管理・データ保護に関するお客様の課題を解決します。グローバルで900 万人以上のユーザーが当社のソリューションを利用し、安全なコラボレーション環境を実現しています。これまでに5 度の Global Microsoft Partner of the Year を受賞しており、2022年には日本国内での日本マイクロソフトとのパートナーシップ、ならびに官公庁・製造業などの業務クラウド化促進が評価され「マイクロソフト ジャパン パートナー オブ ザ イヤー」を 受賞いたしました。

Bizer株式会社

  • ITサービス

営業電話を完全シャットアウト。ほしかった社内環境が手に入った

キラメックス株式会社

  • ITサービス

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株式会社リチカ

  • ITサービス

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LAPRAS株式会社

  • ITサービス

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行政書士法人GOAL

  • 士業(行政書士法人及び社会保険労務士法人)

月間300件の電話対応をfondeskで外部化。運用ルールを整備して、メンバーの集中力を

Anyflow株式会社

  • ITサービス

取り逃しをなくして電話の悩みを根本解決できた

株式会社才流

  • マーケティング・コンサルティング

私が電話番サービスfondeskを法人と個人で契約した理由

株式会社Catallaxy

  • ITサービス

「社内の空気を濁らせたくない」スタートアップ社長がfondeskに感じた価値とは

株式会社gamba

  • ITサービス

電話対応に関する課題を感じfondesk導入に至った経緯とは

株式会社ベーシック

  • ITサービス

電話対応業務の効率化に成功。100名規模の企業における、バックオフィス部門の業務改善の取り組み

インクルージョン・ジャパン株式会社

  • ベンチャー投資/経営コンサルティング

「電話を無くしたらオフィスで集中できるようになった」fondeskを知ったベンチャーキャピタルに起きた変化とは

株式会社ヤプリ

  • ITサービス

コンパクトな総務部には不可欠なサービス。IPOを実現した急成長企業を支えるfondeskの実力

株式会社ウィルゲート

  • ITサービス

fondesk導入で管理部門の「闇」が解決!固定電話もなくなって月6万円の大幅コスト削減を実現した

株式会社リアルミー

  • ITサービス

リモートワーク主体の企業がfondeskで電話の課題を解決できた

株式会社FREE WEB HOPE

  • ITサービス

fondesk導入でメンバー間の会話が増えた。急成長Webマーケティング会社に起きた変化とは

株式会社あきた総研

  • 人材コンサルティング

「電話やめます」宣言を発表。新しい働き方を啓蒙する秋田の企業がfondeskに込めた想い

anect株式会社

  • ITサービス

fondeskを導入してエンジニアが集中できる環境に

株式会社TOKIUM

  • ITサービス

”メンションBOT” をつかってfondeskを発展的に活用する「時間革命企業」に話を聞いた

株式会社ヒトカラメディア

  • 不動産

月間400件の電話対応を外部化。“働くを自由に” するオフィス環境が手に入った

弁護士法人コスモポリタン法律事務所

  • 士業(弁護士法人)

弁護士事務所ならではの課題にfondeskで対応。テレワーク移行もスムーズにできた

株式会社フラッグシップオーケストラ

  • コンテンツ制作

リモートワーク移行の障壁「電話対応」を克服。業務効率を圧倒的に高められた

特定非営利活動法人フローレンス

  • 保育(非営利)

非営利組織の在宅勤務移行に大きく貢献。部署メンバー全員一致で継続利用を決めた

株式会社デイトナ・インターナショナル

  • アパレル

「電話対応で生まれる“負の感情”をなくしたい」アパレル企業が月400件の電話を外部化した理由

中村太郎税理士事務所

  • 士業(税理士)

「集中する時間は、お金をかけてでも作るべき」fondeskは手が足りないときの、もう一人の従業員

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  • ITサービス

「fondeskなしの業務環境には戻れない」スムーズなリモートワーク移行を支えた、fondeskの実力

税理士法人青山パートナーズ

  • 士業(税理士)

「伝言がChatworkに残るから確認がスムーズ」テレワークでの電話対応と取り逃しゼロを実現

富士通コンポーネント株式会社

  • メーカー

富士通コンポーネントは10回線でfondeskを利用。スピードと効率を求める会社ならではの理由とは

株式会社ユーザベース

  • ITサービス

電話対応の効率化を確信しグループ企業2社で導入。仕事で高い生産性をだすには欠かせないサービス

特定非営利活動法人放課後NPOアフタースクール

  • 学童保育(非営利)

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インターグ株式会社

  • Webメディア運営、広告運用代行、Web制作

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RPAホールディングス株式会社

  • ITサービス

「機能がシンプル、だからいい」当社グループでの電話対応における生産性を大幅に向上

株式会社カミナシ

  • ITサービス

電話が鳴らない快適さを実感。fondeskは少数精鋭企業の強い味方

ドコドア株式会社

  • ITサービス

電話が鳴らない快適さを実感。fondeskは少数精鋭企業の強い味方

かえるこころの訪問看護ステーション

  • 訪問看護

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酒田米菓株式会社

  • メーカー(米菓製造販売業)

「効率化の仕組みに地域・業種は関係ない」電話負担を減らして従業員満足度アップへ

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  • 訪問看護・訪問介護

導入するなら、電話対応がボトルネックとなる前に。fondeskは生産性を上げるために「手放せないツール」

株式会社LIG

  • DX支援事業、マーケティング事業等

現場のリアルと費用対効果を伝えて上司を説得。fondeskは「電話番の人件費として破格」

シマダ機工有限会社

  • 製造業

「とにかく電話に出たくない」精密な作業を電話で中断されるストレスから解放された

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  • 商業(卸売業、小売業)

fondeskは空気のような存在。導入前の丁寧なルール整備が、スムーズな運用のカギ

株式会社アダコテック

  • ITサービス(製造業向けAIサービス)

fondeskを導入して業務効率が大幅アップ。大手企業のお客様ともスムーズにやりとりする方法とは

サッポロ不動産開発株式会社

  • 不動産(賃貸管理、不動産開発、ホテル運営等)

「電話対応が仕事のようだった」生産性と働き方の自由度を上げるため、fondeskをグループ内で横展開

社会保険労務士法人とうかい

  • 士業(社会保険労務士)

未来への投資の時間はfondeskで生み出す。チャットツールとセットで使えば顧客とのやりとりもスムーズ

株式会社MOVED

  • 業務支援コンサルティング

「オフィスを持たない」「フルリモート」だから、fondeskを電話番に。働き方に合わせて電話対応も効率化

株式会社Steps

  • 訪問看護

fondeskは現場業務の多い訪問看護業界の味方。スタッフの負担を軽減し、電話対応の質も向上

株式会社SG

  • 物流

fondeskの便利さは「導入すればすぐにわかる」。営業や求人への反響にもタイムリーな対応が可能に

はやし総合支援事務所

  • 士業

fondeskは「従来の電話代行サービスとは別物」。留守電の応酬や電話メモをなくして効率化できた

株式会社リーピー

  • Web制作会社

地方こそfondeskを。問合せを減らさず集中力を維持できる、Web制作会社の神カイゼンツール

シューペルブリアン株式会社

  • 介護支援事業

fondeskで「事務所を空けられない」プレッシャーから解放。現場の負担が減り、職員の一体感も醸成された

Retty株式会社

  • ITサービス

「みんな電話対応どうしてる?」と思ったらfondeskを試してみて。問い合わせへの回答もスピードアップ

DN Technology & Innovation株式会社

  • IT・ソフトウェア

fondeskはSlackと一体化したインフラ。電話対応の煩わしさもなく、ストレスフリーに利用できる

株式会社セレブリックス

  • 営業コンサルティング

企業ブランドを守るならfondeskで電話の即時応対を。社員のストレスも減り、高い費用対効果が見込める

株式会社ガラパゴス

  • ITサービス

「誰の仕事でもないけど誰かがやるべき」電話対応をfondeskに任せ、Work From Anywhereを実現

特定非営利活動法人三重県生涯スポーツ協会

  • NPO(スポーツ振興)

業務を効率化したくて導入。常駐スタッフが少ない組織にはfondeskを勧めたい

株式会社オアシスグループ

  • アミューズメント事業

繁忙期の電話対応にfondeskを活用。営業電話をシャットアウトしてお客様対応に集中できた

特定非営利活動法人サンカクシャ

  • NPO法人

電話を取り逃がさず、目の前の若者に注力できる。財源・人員とも余裕がない団体にこそfondeskを勧めたい

株式会社i-plug

  • 人材

fondeskでフリーロケーション制度を実現。社員の負担を考えたら、導入以前には戻せない

株式会社山善

  • エネルギー(太陽光発電)

電話1本、ケンカの元。fondeskは社員の負担と不満を減らし、社内の平穏を守るツール

株式会社シェアードリサーチ

  • リサーチ

在宅・出社どちらでも勤務しやすい環境を構築。fondeskは今後「企業のデフォルト機能」へ

株式会社ロジクラ

  • ITサービス

fondeskでハイブリッドワークをさらに推進。目の前のお客様に集中できる環境を手に入れた

株式会社サムライインキュベート

  • ベンチャーキャピタル

fondeskが「出社しなくていい」安心感に。少数精鋭チームの働きやすさを確保できた

ENECHANGE株式会社

  • エネルギー系IT

事前の個別相談で安心して導入できた。電話を取りこぼすことなく、業務効率も向上

株式会社hacomono

  • ITサービス

Slack連携、ネット完結――さらなる効率化を求めてfondeskへ。人を介在させない電話対応が実現した

株式会社エアロネクスト

  • 産業用ドローンの研究開発など

満足しているからfondeskをやめる理由がない。効率的かつ能動的な電話対応が可能に

有限会社丸善工業

  • 建築

電話に出る方法を考えるより、「出なくて済む」方法でストレス削減&業務効率アップを図って

アドカラーズ合同会社

  • 住宅リフォーム

電話に出られない機会損失をfondeskで防止。必要な電話への対応も効率化できた

株式会社ACRO

  • 化粧品の製造販売

電話対応を好きにデザインできる。fondeskでフレキシブルな働き方と自由なオフィスを実現して

株式会社カンザキメソッド

  • 学習塾・予備校の運営、出版・コンサルティング

fondesk活用は人件費と営業スピードのトレードオフ。それでも学習塾がfondeskを選ぶ理由とは

渋谷レックス株式会社

  • 菓子・生活雑貨などの卸売・小売・物流・商品企画開発

電話対応を手放して、よりよいサービスづくりを目指す。fondeskで企業と社員の成長を図って

AvePoint Japan株式会社様

  • ソフトウエアベンダー

外資系日本法人の電話は日本語対応で十分。シンプルな運用で効率化できるfondeskは「やめる選択肢がない」