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業務効率化は生産性向上の要素|取り組み8選と成功事例5つを紹介

2023年3月31日更新

事業を運営する際に、業務効率化と生産性向上はどちらも非常に重要な要素となります。しかし、業務効率化や生産性向上の意味や関係について正確に理解して使用している人はどれくらいいるでしょうか。本記事では、混同して使われることが多い業務効率化と生産性向上の意味や違いを解説し、生産性向上のメリットやその方法や注意点についても説明します。

生産性向上と業務効率化の意味の違いは?

生産性向上と業務効率化は類似した意味で使われることが多い言葉です。しかし概念は異なるもので「生産性向上のために、業務効率化を図る」という関係になります。

事業を展開・遂行するうえでは、両方の要素が重要であるとともに、両者のバランスを取ることも必要です。まずはこの2つの意味の違いを見ていきましょう。

業務効率化とは業務の無駄を洗い出し最適化を行うこと

業務効率化とは、同じ作業をより少ない時間で、効率的に処理することを目的とする取り組みです。

具体的には、作業の自動化やプロセスの改善、ツールやサービス・IT技術の活用、時間管理の改善などが挙げられます。これらの取り組みによって、作業の品質やスピード、正確性が向上し、結果として生産性や業務効率が改善されます。

業務効率化は、組織全体の生産性向上や従業員の働きやすさを実現するためにも、重要な取り組みとなります。

従業員の精神的ダメージをなくせる

迷惑電話は、いつ掛かってくるのかわかりません。また、一日に何度も掛かるケースもあるでしょう。迷惑電話を放置するとオフィス全体のストレスが溜まってしまう可能性があります。

最近では、取引先からの電話なのか迷惑電話なのかわかりにくいケースも増えているようです。電話を受けて、しばらく話を聞いていると実は取引の勧誘だった、などのケースに合った方も多いでしょう。

迷惑電話の対策を早期に実施して、迷惑な相手に精神的なリソースを使わなくて済むようにしましょう。

生産性向上とは最小限のリソースで最大限の成果を上げること

生産性向上とは、限られた時間やリソースの中でより多くの仕事を達成することを目的とする取り組みです。

具体的には、優先順位の設定や時間管理、コミュニケーションの改善、効果的なタスクの分配、訓練やスキルアップの促進などが挙げられます。これらの取り組みによって、仕事を効率的に進めることができ、より多くの成果を生み出すことができます。生産性向上も業務効率化と同様に、ビジネスにおいて他社との競争力を高めるために不可欠な要素です。

生産性向上への機運が高まる背景とは

近年、生産性向上に関する取り組みへの関心が高まっています。その理由として、以下のような背景が挙げられます。

労働力不足の解消

日本をはじめとする先進国では、高齢化や生産年齢人口の減少に伴い、労働力不足が深刻化しています。総務省のデータによると、「我が国の生産年齢人口(15~64歳)は1995年をピークに減少しており、2050年には5,275万人(2021年から29.2%減)に減少すると見込まれている」とされています。このため、企業は限られた労働力を最大限活用し、生産性を向上させる必要があります。

COVID-19パンデミックの影響

COVID-19パンデミックにより、テレワークやオンラインツールの利用など、新しい働き方が求められるようになりました。このような状況下で、生産性を維持・向上するためには、業務プロセスの改善やIT技術の活用が必要不可欠です。

人工知能や自動化技術の進化

人工知能や自動化技術の進化により、より高度な業務を自動化することが可能になりました。従来は人の手による作業であった業務も、機械によって処理できるようになり、より高度で生産性の高い業務が可能になってきました。

持続可能な社会の実現

国内外を問わず、企業が取り組むべき社会課題として、SDGs(持続可能な開発目標)があります。生産性向上は、より効率的な資源利用やCO2削減など、環境に優しいビジネスモデルの実現につながるため、企業にとって重要な課題となっています。

日本企業の国際競争力の低下

「世界競争力年鑑2022」によると、日本の競争力総合順位は63か国中34位、4年連続30位以下となっています。日本の国際競争力を復活させるためには他国との競争に打ち勝つだけの生産性の向上が必要です。

以上のような背景から、生産性向上への関心が高まっており、企業や組織において業務プロセスの見直しや効率化が求められています。

生産性向上で企業や従業員が得られる6つのメリット

生産性向上は企業にとって収益力の強化などのメリットがありますが、従業員にとっても働くことの満足度を高めるというメリットがあります。ここでは生産性向上が企業や従業員にもたらすメリットについて解説します。

メリット①企業は競争力を高められる

企業は競争力を高められるメリットがあります。生産性が向上することで、品質向上への取り組み、納期短縮、新商品の開発などの実現に繋がります。これらの効果により、企業は顧客ニーズに迅速に対応できるようになり、他社との差別化が可能です。

競争がますます激化する現代において、生産性向上は企業にとって必要不可欠な要素であり、積極的に取り組むことが求められています。

メリット②企業はコストダウンを実現できる

生産性向上は企業にとって、コスト削減を実現することにもなります。生産性を向上することで、今までと同じ量の製品やサービスをより短時間で生産できます。これにより人件費はもちろん設備のコストなどを削減可能です。さらに、材料や製品のロスを減らし、在庫コスト削減にもなるでしょう。

メリット③企業は人手不足の状態を改善できる

生産性向上により、人手不足改善にも繋がります。今まで人手が足りず対応できなかった業務も、ITツールやアウトソーシングを利用することで可能になることも増えるでしょう。

より少ない人数でより多くの製品を生産するためにも人手不足の解決につながるテクノロジーを活用してください。より効率的な生産ラインを構築することが可能です。

メリット④企業は顧客満足度を向上させられる

顧客満足度を向上させられることも大きなメリットです。時間の使い方を改善することで、製品やサービスの品質を見直す時間を作ることもできるでしょう。今まで拾う余裕がなかった顧客の声にも耳を傾け、迅速かつ正確に顧客の要望に応えられる体制作りに繋がるのです。

また、製品やサービスを提供するスピードを向上させることで、顧客の待ち時間や配達時間を短縮することが可能です。さらに、生産性向上には、顧客にとって価値のある製品やサービスを提供するための技術革新やプロセス改善が含まれます。顧客に付加価値の高い製品やサービスを提供し、顧客満足度を向上させましょう。

メリット⑤従業員の労働環境が改善される

従業員の労働環境が改善できるメリットもあります。労働環境の改善は、従業員のモチベーションや働きやすさに直結するため重要です。

従業員の負担を軽減するための設備やシステムが整備されることで、作業の効率性があがり、従業員はストレスを感じることなく、仕事に専念できます。必要以上に時間のかかる作業や重労働などから解放され、より意欲的に仕事に取り組める環境が整うことで離職率も改善されるでしょう。

さらに、労働時間の短縮や残業の減少が実現されることで、従業員の健康管理やプライベートの時間確保ができるようになります。企業は、従業員の健康面やワークライフバランスの改善に積極的に取り組むことで、より持続可能な企業体質を構築することが可能です。

メリット⑥従業員の満足度が高まる

上述したような労働環境が整えば、従業員の満足度も当然ながら高まるでしょう。

多くの業務がスムーズに進み、今までとは違う分野の業務なども任されるようになれば、達成感や自信を得ることに繋がります。自己成長の機会が増えることで、やりがいや充実感を感じることができるのです。

企業は、従業員の満足度を高めることで、離職率の低下など、メリットを得ることが可能です。従業員が働きやすく、やりがいを感じられる環境を整備することが、企業の成功に不可欠な要素となっています。

生産性向上に向けた取り組み8選

生産性向上に向けた取り組みは以下のような8つのステップを段階的に踏まえて実行することが重要です。それぞれのステップについて、詳しく解説します。

取り組み①現状の業務を見える化する

生産性向上を実現するためには、現状の業務を正確に把握し、問題点を洗い出すことが必要です。そのために、最初のステップとして「業務の見える化」を行いましょう。

業務の見える化とは、業務のフローを図や表にして可視化し、どのような業務を誰がいつ行っているのか明確にすることです。業務の細やかな工程や作業日時、業務を担当する人、業務に使用する資源などを明確にすることが求められます。

業務の見える化を行うことで、業務の状況を客観的に把握できます。また、業務の問題点や無駄な作業を発見し、改善点を見つけることが可能です。そして、それらの改善点を取り入れることで、業務の効率化や生産性向上を実現できます。

現状の業務を見える化することで、業務に対する理解が深まり、課題解決のためのアイデアや改善案が浮かびやすくなるというメリットもあります。生産性向上を実現するためには、現状の業務を見える化することが不可欠であるため、このステップを踏み出すことが重要です。

取り組み②それぞれの業務を区別する

業務の見える化を行ったら、次に取り組むべきステップは、それぞれの業務を区別することです。

具体的には、業務を種類別に分けることが求められます。例えば、生産工程や管理業務、営業業務など、それぞれの業務に合わせて分類することが重要です。そして、それぞれの業務において、どのような問題点があるか、どのような改善策が考えられるかを洗い出すことが必要です。

業務を区別することで、改善の優先順位を決定することができます。また、より効果的な改善策を考えることができ、その結果、より効率的な業務フローを実現することが可能です。生産性向上を実現するためには、業務の区別を行い、それぞれに合わせた改善策を考えましょう。

取り組み③アウトソーシングで業務を整理する

生産性向上のための次のステップとして、アウトソーシングを利用して業務を整理することが挙げられます。アウトソーシングとは、自社で行っていた業務を外部の企業やワーカーに委託することで、業務の効率化を図る手段です。

アウトソーシングを利用することで、自社の専門分野以外の業務を外部に委託できます。例えば、電話対応や経理などの業務をアウトソーシングすることで、本来の業務に集中することが可能です。また、外部の専門家に業務を任せることで、より正確で高度な技術を取り入れることもできます。

さらに外部の専門家に業務を任せることで、社員の負担を軽減することも可能です。業務の品質向上や納期の短縮など、業務効率化につながるメリットもあります。

ただし、アウトソーシングにはデメリットもあります。例えば、業務を外部に任せることで、情報漏洩や品質低下などのリスクがあることや、コミュニケーションの調整が必要になることなどが挙げられます。そのため、アウトソーシングを行う際には、信頼できる企業を選び、コミュニケーションを密にすることが重要です。

取り組み④組織や人材を適正な場所に再配置する

生産性向上を図るためには、組織や人材の再配置が必要となるケースもあります。各業務において、今の人材配置は最善であるのかを再度確認してみましょう。

もしも再配置が必要な場合は、誰にどのポジションを任せるのか、また自社対応するのかアウトソーシングにするのかなどを考えていきます。

企業は定期的に業務プロセスを見直し、常に最適な人材配置を検討することが重要です。

取り組み⑤従業員個々人のスキルアップを促す

生産性向上を図るには、従業員のスキルアップが欠かせません。各従業員が専門的なスキルを習得し、業務を適切に行うことができれば、業務効率化や品質向上に繋がります。そのため、企業は従業員のスキルアップを促す環境作りにも力を入れる必要があります。従業員に対して、外部研修や社内研修などの教育プログラムを提供しましょう。

また、従業員が自己啓発するための環境を整備することも重要です。例えば、技術書やネット上の情報にアクセスできる環境を整えることで、従業員は自らスキルアップに取り組むモチベーション向上にもつながるでしょう。

取り組み⑥ITツールを導入し業務を効率化する

生産性向上のために、ITツールを導入することは重要です。ITツールは、業務の自動化やデータの可視化に役立ちます。

例えば、業務にかかる時間を削減するために、タスクの自動化やデータ入力の自動化などがあります。また、タスクの進捗状況や課題を可視化することで、管理者は業務の進捗状況を把握し、問題点を早期に発見できます。

これにより、迅速な改善ができるため、生産性向上につながります。

取り組み⑦業務で使用するフォーマットの整備やマニュアルの作成を行う

生産性向上を図る上で重要なステップの1つに、業務で使用するフォーマットやマニュアルの整備が挙げられます。

どの企業も担当者が急に退職してしまう、または欠勤するということも考えられるでしょう。こうした場合に備えて、業務内容や手順を明確にし「マニュアルを読めば誰でも対応可能な環境」をつくることは重要です。

また、マニュアルやフォーマットの整備により、新規スタッフの育成や他部署との業務連携がスムーズになります。

ただし、フォーマットやマニュアルは定期的に更新する必要があるため、適宜見直しを行うことが大切です。業務の変化に追従して更新されたフォーマットやマニュアルを共有することで、チーム全体で生産性向上を図ることができます。

取り組み⑧テレワーク推進など働き方の柔軟性を高める

生産性向上の次のステップとして、働き方の柔軟性を高めることが挙げられます。例えば、テレワークやフレックスタイムなど、従業員が自分にとって自由で最適な働き方ができるような環境を整備することも、近年の社会では重要視されています。

従業員は通勤時間や職場でのストレスを軽減させ、仕事とプライベートをより充実させることで集中力や創造性、やる気も高まるでしょう。

また、人材確保の観点からも、働き方の柔軟性を設けることは有効です。能力のある多くの人材が企業に興味を持ち、採用に繋げることができます。ただし、働き方の柔軟性を高めるにあたり、適切なルールやシステムを整備することが重要です。従業員のコミュニケーションや情報共有がスムーズに行われるよう、先述したようにITツールの導入なども検討しましょう。

生産性向上に取り組む際に注意したいこと

生産性向上に取り組む際には、注意すべきポイントがいくつかあります。まず、単に業務を効率化するだけでは、従業員や顧客のニーズを満たすことができない可能性があります。そのため、生産性向上の取り組みは、常に従業員や顧客の視点を考慮する必要があります。

また、業務を分析し改善する前に、業務の目的や目標を明確にすることが重要です。具体的には、どのような価値を提供するために業務を行っているのか、何が問題となっているのかを明確にする必要があります。

さらに、生産性向上は単発的な取り組みではなく、継続的なプロセスであることを忘れてはなりません。改善の成果を定期的に評価し、必要に応じて再調整することが重要です。最後に、生産性向上にはコストや時間がかかる場合があります。そのため、改善の優先順位を決定する際には、コストと利益を十分に考慮し、リスクを最小限に抑えるようにすることが求められます。

生産性向上の一部:業務効率化の施策による成功事例5つ

生産性向上の重要な要素である業務効率化に成功した企業の具体的な事例について紹介します。

施策①ITツールの導入

事例1.RPA×三井住友海上保険株式会社

三井住友海上保険株式会社は、業務効率化を目的にRPA(Robotic Process Automation)の導入に取り組んでいます。RPAは、ルーチンワークを自動化する技術で、データ入力や書類の作成などを効率化できます。三井住友海上保険は、RPA導入により、業務の効率化や精度向上を図り、従業員の負荷軽減や生産性向上を目指しています。

また、今後はAI(人工知能)やIoT(モノのインターネット)技術の活用も検討しているとのことです。企業の業務効率化には、最新技術の導入も欠かせない時代となっています。

事例2.データベース×UnitBase

株式会社マイナビは、より自社に適したUnitBaseのデータベースへリプレイスすることで、スムーズな業務遂行と正確なデータ管理を可能にしました。データベースは、企業のデータを効率的に収集・整理し、保管することが主な役割です。マイナビは、UnitBaseの導入により、求人情報の管理や応募者情報の把握が容易になり、採用プロセスの最適化に繋がっています。

また、マイナビは求人広告の出稿や掲載状況の確認が簡単に行えることで、企業のブランディングにも貢献しています。求職者に対しては、より使いやすく正確性に配慮した求人情報の提供をしています。

以上より、データベースの導入は、企業の業務効率化や採用プロセスの最適化に繋がり、求職者とのコミュニケーション改善にも繋がるでしょう。

事例3.CRM/SFAツール

株式会社インフォマートは「CRM/SFAツール」の導入によって、顧客情報の一元化や営業活動の効率化が可能となりました。CRMツールは、顧客情報を収集・分析し、営業担当者が最適なアプローチを行うための情報提供を行います。SFAツールは、営業活動を管理・分析し、業務の可視化や効率化に繋がるでしょう。

CRM/SFAツールの導入により、インフォマートは顧客情報の管理が容易になり、顧客との信頼関係を築くことができます。また、営業活動の効率化により、新規顧客獲得や既存顧客の維持に向けた施策の策定が容易になったのです。

以上より、CRM/SFAツールの導入は、顧客情報の管理や営業活動の効率化に繋がり、顧客との信頼関係を築くことができると言えます。企業の売上アップに繋がるため、積極的な導入をおすすめします。

施策②アウトソーシング

事例4.BPO×パソナ

Chubb損害保険株式会社はパソナが提供するBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)の利用によって、業務の効率化やコスト削減が可能となりました。BPOとは、企業の業務を外部委託し、専門的な業務を行うことを指します。パソナは、豊富な人材ネットワークや高い業務レベルにより、様々な業務に対応可能です。

パソナのサービス導入により、コア業務に注力でき、非効率的な業務の削減やコスト削減が可能となります。また、パソナが提供する高度な業務知識や技術を利用することで、業務品質の向上や顧客満足度の向上にも繋がります。

以上より、パソナのアウトソーシングは、企業の業務効率化やコスト削減に繋がり、高度な業務知識や技術の提供により、業務品質の向上や顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

事例5.電話代行×fondesk

株式会社gambaは、認知が大きくなったことで電話問い合わせや営業電話の量が増えていき、その対応に課題を感じていました。

そこでfondeskが提供する電話代行のアウトソーシングを利用しました。

fondesk利用により、これまで電話に取られていた時間を本来の業務に当てられるようになり業務効率化・生産性向上に繋がったのです。さらにプロのオペレーターが応対した後は、電話内容をわかりやすく報告してもらえるため、内容の正確な把握とその後のアクションを起こす優先順位を決められるようになりました。

会議や外出が多く電話をとれないことがある場合や、休み時間まで電話を取らなくてはならない環境にストレスを感じている方、さらに電話対応のための指導に時間が取れない企業などは、電話代行サービスがおすすめです。

fondeskではしっかりと指導されたオペレーターが受電するため、丁寧で正確な応対が可能となり顧客との信頼関係を築くことができます。さらに電話の受け損じによる機会損失を防ぐことにも繋がりメリットは大きいでしょう。

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まとめ

業務効率化は生産性向上の要素であり、企業の競争力を高める重要な施策です。この記事では、業務効率化の取り組みとして8つのケースを紹介し、成功事例5つも取り上げています。例えば、自動化・標準化の導入やクラウドサービスの活用などが挙げられます。

成功事例として、電話対応の効率化、マーケティング施策の改善などがあります。これらの取り組みによって、生産性が向上し、企業がより競争力のあるビジネスを展開することが可能です。

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