電話代行サービスを利用する前に必要な準備

電話代行サービスを利用するには、自社で保有する電話番号が必要なケースが多いです。
自社保有の電話番号であれば、携帯電話でも利用できますが、発信者は携帯電話の持ち主本人につながると考えます。そのため、オペレーターが電話に出ると違和感を感じやすいために固定の電話番号のほうが望ましいです。

※自社保有の電話番号をお持ちでない場合、Dialpadやおうちのでんわ、楽天コミュニケーションズのように申込から回線開設までがWeb上で完結するサービスや、最短即日で利用開始できるサービスも登場しています。自社の電話番号を保有していない場合は、こうしたサービスで電話番号の契約を検討してはいかがでしょうか。

電話代行サービスの利用は「電話転送」の設定が必要です。電話転送とは、自社で保有する電話番号にかかってきた電話を、指定した電話番号に転送することです。
転送設定のサービスが使えるかどうかは、ご契約中の通信事業者まで状況を確認してみてください。

ちなみに、下記のように各社で電話転送のサービス名はさまざまです。

代行会社によって、受電報告の方法は異なります。メールやチャットツール、グループウェアなど報告するためのツールはさまざまになりますが、自社で使用してるツールで受電報告を受けられるサービスを選ぶとよいです。

特に、普段業務でSlackやChatwork、MicrosoftTeamsなどのツールを使用しているのであれ、受電報告もそれらのツールで受けるほうが、確認がすぐにできて、電話のログとしても残すことができるのでおすすめです。

多くの電話代行サービスは、月額料金のほかに受電件数に応じた従量課金が発生します。自社の平均的な受電件数を試算して、従量課金を含む料金が予算に収まるサービスを選ぶとよいです。

電話代行サービスは、受電応対の品質・サポート体制・マイページの有無など、実際に試さないとわからない要素も少なくありません。無料トライアルがあるサービスは、契約前に実際に利用して確認するとよいです。

また、トライアルを試した結果を社内で共有する際にも注意点があります。多くの代行会社は、契約手続に1週間程度を要します。トライアル終了後に契約手続きを開始すると本契約までにタイムラグが発生してしまい、電話転送を解除するなどの不要な手間がかかってしまいます。
そのため、トライアルから本契約へスムーズに切り替えるためにも、トライアル終了前に社内メンバーの導入意思を確認することをおすすめします。

社内には、社外の人が自社名を名乗って電話を受けることに抵抗を感じる人がいるかもしれません。まず実験的に特定の部署や時間帯に限定してスモールスタートしてみるのが、こうした反発への準備に有効です。

電話代行といっても、導入目的や用途は企業によって様々です。候補サービスのWebサイトで自社に近しい企業の導入事例を確認し、運用イメージを具体化しておくとよいです。

電話代行サービスの導入する際には、代行会社から受電通知を受け取ってから、通知への対応完了までの運用フローを整備する必要があります。具体的には、通知への対応状況の可視化や、 「対応責任者」を立てて対応漏れを予防するなど。社内業務を混線させないために、丁寧に準備することをおすすめします。