サロン経営者向け専門情報誌をはじめ、さまざまな美容情報媒体を発行・運営する株式会社美容経済新聞社様。代表電話にかかってくる電話対応に時間を取られていたため、10年以上前から他の電話代行サービスを利用していたそうです。

しかしそのサービスの使い勝手に不便さを感じ、2024年にfondeskへ移行されました。fondesk導入後は電話対応が楽になり、オペレーターの受け答えの設定もスムーズで確実になったといいます。導入の経緯や効果について、代表の花上さんに詳しくお話を伺いました。

リアルタイムかつ確実に設定変更したかった

まず、チャットワークに通知してもらえるのが便利です。通知内容もわかりやすく、オペレーターさんが柔軟に対応してくれたことも把握できるので、とても助かっています。営業電話の記録も残るため、こちらの都合でかけ直せるのもいいですね。

以前使っていた電話代行ツールでは、宛先不明なものをグループ一斉メールで通知させていたため、「誰が対応するか？」といった調整が必要でした。しかし今は、チャットワークの通知を1人のスタッフが確認し、必要な場合のみ私に通知されるようになっているため、電話業務が圧倒的に楽になりました。

企業の受電数が年々減っているという統計が出ているなか、弊社の受電件数も減っており、それに伴って営業電話の割合が増えたことが電話代行ツールを使い始めたきっかけです。全体の入電数に対し、約8割が営業電話という状況でした。良い営業電話もありますが、代表電話に対応する時間の大半が無駄になってしまいます。

さらに、社員が営業電話を受けてもどう対応すればいいか判断できず、結局私に回ってきていました。代表番号にかかってくる電話の大半に、私が対応していたんです。そのような状況を変えたくて、10年ほど前から別の電話代行サービスを使っていました。

そのサービスは利用料金が安かったものの、メールでのやり取りしかできず、受電設定もリアルタイムに反映できているかわからない点に不便さを感じていました。そこで、チャットツールに対応しており、設定もWeb上でできるfondeskを使うことにしました。

料金設定と市場シェアの高さが決め手

導入前に4〜5社ほど比較しましたが、fondeskは価格が手頃で料金設定もシンプルなのがよかったですね。そして電話代行業社としてのシェアも高く、オペレーターさんの受け答えにも安心感がありそうだと思ったことが決め手となりました。

弊社は新しいサービスを頻繁に打ち出すこともあり、それぞれのサービス名で問い合わせを受けることもよくあります。そのような電話を代わりに受けてもらう場合、新しいサービスを打ち出すたびに名乗りの設定を変えなければなりません。fondeskは、その設定変更をこちらでできるところもいいなと思います。

初めて使うサービスですから、最初からスムーズに運用できるとは思っていませんでした。しかし実際に使い始めると、難しい設定も不要で安心しました。

チャットワークに通知をもらい、それをスタッフが確認して対応する運用です。1人で確認しているので、漏れることもありません。他の社員が対応すべき電話があれば、個別に連絡して対応してもらっています。しかし、代表電話にそのような電話がかかってくることも少なく、特に手間もかかっていません。

以前使っていたサービスは、社員個人宛の通知は、個人メールに飛ばす設定だったため、退職した社員への通知が宙に浮いた状態になっていたこともありました。個人宛でない電話の通知は、私含め複数人のメールに飛ばしていたため、誰が対応するかの指示出しが手間になっていたんです。そのような不便さも、fondeskによって解消されました。

携帯電話を活用しているなら代表電話はfondeskに

電話を1件受けるのに3分必要だと考えたら、現状、月に50件程度かかってきているため、1ヶ月で150分ほどの時間を節約できていることになります。それで利用料金が1万円台なのですから、費用対効果は十分ですね。以前のサービスは安価でしたが、今はfondeskの使用感に満足しています。

たまに社名の聞き間違えがあって気になりますが、滑舌や話し方を考えたら一定の間違いは仕方ないでしょうね。それ以外に気になる点や改善してほしい点は特にありません。

会社の代表が営業電話を受けるような中小企業なら、どこにでもおすすめしたいですね。昔ながらの企業も徐々に携帯電話を使うようになっているので、代表電話にかかってきている電話は減っているはずです。「代表電話を自分たちで受けなくても大丈夫」だと気づいていない企業はfondeskを使ってみるといいのではないでしょうか。

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