不動産業務支援SaaSを提供し、不動産業者のDX推進をサポートする株式会社いい生活（以下、いい生活）様。情報テクノロジーで社会に貢献する同社だからこそ、さまざまなITシステムやクラウドを活用し、自由度の高い働き方を目指してきたそうです。そのなかでボトルネックとなっていた代表電話対応をfondeskに置き換え、働き方の自由度の向上を実現されました。

もともと入電件数も多く、誰に取り次ぐべきか頭を悩ますような電話も多かったため、fondesk導入によって電話対応工数を削減できたといいます。どのような経緯で導入に至ったのか、総務部の岡田さんと浅川さんにお話を伺いました。

電話対応が自由度の高い働き方実現のボトルネックだった

fondeskを導入したことで、社内のフリーアドレス化が完全に定着しました。それまでもペーパーレス化やクラウド活用などを進めており、固定電話網のクラウド化、スマホオンリーに移行していましたが、かかってくる電話の取次ぎは残っており、リモートワークも多い中で取次ぎをしたり、宛先が明確でない電話を各部署に確認したり、という作業が残っていました。それがfondeskによって解消され、働き方の自由度を飛躍的に上げてくれました。

また、電話を取るたびに手が止まるといったこともなくなり、集中して業務に取り組めるようになったのがよかったですね。

背景は3つあります。1つ目は、内線電話のニーズが低下していたことです。弊社はエンジニアが多いので、早期からチャット活用が進んでいました。内線を繋ぐより、チャットで用件を伝えたほうが早い状況だったんです。

2つ目として、社内の電話のモバイル化を進めていたことがあります。固定電話を利用するにも、PBXと固定電話網の定期更新にコストがかかっていたため、社員全員に会社スマホを配布して固定電話にかける費用の削減を図っていました。加えて、完全にフリーアドレスにしたいという狙いもありました。

3つ目は、コロナ禍です。もともとリモートワーク移行の準備も進めていたので大きな混乱はなかったのですが、リモート化は加速しました。その一方で代表電話への対応は必須であるため、受電代行サービスの利用を検討していたんです。そこでfondeskがマッチしそうだと考え、導入に至りました。

いえ、代表電話を取っていた私たち総務部も、1人1台会社スマホを持っているのでリモートワークへ移行しました。しかし、1人きりの自宅の部屋で代表電話を受けるのは難易度が高いと感じていたんです。

代表電話にかかってくるのは多くが営業電話です。繋ぐ相手の状況が見えないなかでは、繋ぐべきかどうか判断しにくく、繋ぐべきと判断しても、休暇中ではないか、会議中ではないか、営業中ではないか、というように担当者の予定を確認しなければなりません。出社して電話を受けていた頃に比べ、手間もかかりますし、不安感も募っている状態でした。

いくつかサービスを調べたところ、fondeskは通知先が豊富で評判もよかったので、とりあえず試してみることにしました。トライアル期間があって始めやすかったのも決め手のひとつです。試してみたら「便利だね」と社内で意見が一致し、導入を決めました。

導入してすぐ社内で評判になりアカウントを追加

代表電話を受けていた私たちは「ありがたい」という気持ちだけで、不安や懸念はありませんでした。社内の他のメンバーも「電話対応が不要になって空いた時間は他の業務に充てよう」という合理的な考え方をするので、特に反対意見は出なかったですね。

社内では非常に好評です。代表電話で導入したことを知った営業部署から「うちの部でも使いたい」と声が上がり、翌月には追加で導入したほど。fondeskの通知チャンネルは誰もが見れる状態でしたし、対応をお願いする際には通知内容をメンションで転送していたので、その便利さにすぐ気づいたようです。今では子会社も含めて4アカウントを利用しています。

実は、弊社がfondeskを使っていることをご存じのお客様から「使い勝手はどう？」と聞かれた営業担当者もいるんです。実際にfondeskの資料を渡してご紹介したこともあります。私たちがDXを提供する会社だからこそ、お客様もこのようなツールに興味をお持ちなんでしょうね。fondeskで対応することに、ご不満の声が届いたことはありません。

名指しで届いた通知はメンションをつけて連絡し、ざっくりとした宛先のものは関係しそうな部署内で確認する運用スタイルです。各部署1名ずつはチャンネルに入っているので、通知を見た人が自主的に引き取るようにしています。

Slackはスタンプ文化が根付いているので、確認した人は「見たよ」スタンプを押し、誰もスタンプを押していない通知は総務部で最終チェックして見逃しを防いでいます。

社内のDXを進めたい企業はfondeskを導入して

fondeskを導入したことで、これまで電話対応に使っていた時間を他の仕事に充てられるようになりました。つまり、もし今fondeskの利用をやめてしまったら、業務量がオーバーして人員を追加しなければならないということです。そう考えたら、fondeskはリーズナブルだと思いますね。

営業部署は、夜間と休日も対応してもらいたいと思っているようです。夜間休日にかかってきた電話すべてに対応するわけではないものの、用件がテキストになって通知されたら、緊急性を判断しやすくて便利なんだと思います。

代表電話には営業電話が多いので、fondesk側で必要な電話かどうか選別していただけるとありがたいなと思っています。

通信環境をモバイル化してリモートワークを可能にし、働き方の自由度を高めたいと考えているような企業にはとてもおすすめです。社内のDXを進めたい企業にも向いているでしょうね。

私たちが目指すのは、「テクノロジーでいい生活を創造する」ことです。fondeskはその根底を支えてくれていると考えています。本当に助かっているので、これからも使い続けたいですね。