導入事例
Case

株式会社ベーシック
電話対応業務の効率化に成功。100名規模の企業における、バックオフィス部門の業務改善の取り組み

社名
株式会社ベーシック
業種
ITサービス
従業員数
135人
受電件数
260件 / 月

株式会社ベーシック(以下「ベーシック社」)は、Webマーケティングメディア「ferret」や、オールインワンマーケティングツール「ferret One」、その他複数のメディア事業を運営する、2004年設立のITベンチャー企業です。

会社設立から15年が経過し、社員数は約130名。ベンチャー企業の中では会社規模も大きいベーシック社は、どのような目的でfondeskを導入したのか。fondeskの導入推進をした2人にお話をうかがいました。

(写真左から)執行役員・角田 剛史さん / 経営企画部・福田 ひとみさん
fondesk導入前
  • 社歴が長く社外に代表電話番号を知っている人が多くいたため、多くの件数の電話対応に追われていた
  • 代表電話にかかってくる電話のうち、約8割が営業電話のためストレスを感じていた
fondesk導入後
  • 他部署への取次はSlackの通知をシェアするだけになり、業務負荷がかなり減った
  • 営業電話の対応にかかる時間とストレスを削減でき、仕事の生産性が上がった
主催コミュニティ内の評判を参考にして導入。当たり前の仕事を見直すきっかけに。
- fondesk導入前、代表電話の対応にどんな課題を感じていましたか?

角田さん

とにかく代表電話に掛かってくる電話の件数が多いことですね。その上、結局そのうちの8割~9割は営業電話だったので、それだけでかなりの不要な対応工数を取られていました。

弊社の場合、サイト上は各サービスごとのお問い合わせ窓口しか番号としては掲載していないのですが、会社設立からそれなりに経っていることもあり、過去の情報から番号を見つけて掛かってくるパターンが多いようです。

- 営業電話の対応はストレスですよね。fondeskの導入はどのように決めたんですか?

角田さん

最初にfondeskを見かけたのはTwitterのタイムラインでした。LIGブログのfondeskの紹介記事で、かなり興味を惹く内容だったので、私たちが運営する「経営企画コミュニティ(#経企コミュ)」で、既に導入しているユーザーの方に使用感を聞いてみたんです。そしたらかなり評判がよくて。最終的にはコミュニティ内ですでに使用していた他社の方の紹介で導入しました。

コーポレート部門の業務改善を主導する、執行役員・角田 剛史さん
- 同業の方に相談して導入されたんですね。事前にどんなポイントを確認したんですか?

角田さん

代表電話の対応を完全に委託することって、結構大胆な選択だと思うんですよ。ですので、実際に導入して起きる問題やネガティブな点がないか等を聞いていました。

ただ、結果的には、聞いても特にネックになりそうなことは出てこなくて、すんなり導入に踏み切ることができました。

受電報告のおかげで、社内に対応依頼しやすくなった。
- fondesk導入後、社内にどのような変化や効果がありましたか?

角田さん

他部署への電話取次が非常に楽になりました。そもそも電話に出なくていいっていうのは当然便利なんですけど、「誰から・誰に・どんな用件」という内容を書き起こしてテキストで通知してくれているのは非常にメリットに感じています。

私たちはSlackで通知を受け取っているんですが、社内に共有するときは通知のリンクと共に宛先の人に知らせるだけなので、いちいち「書き起こして伝える」手間が省けました。

福田さん

総務グループでは、私の前任者がたくさん電話を取っていました。例え営業電話だとしても、電話に出るのが業務の一部でしたし、すごくチームにストレスがある状態でした。

fondeskを導入してから、営業電話に出ないといけないという精神的負担が減りましたし、必要なものだけをしっかりと対応できるという便利さを実感しています。

fondesk導入を推進した、福田 ひとみさん

角田さん

これはまだ効果が明確に見えている訳ではないですが、fondeskがあることは「社員のリテンション」にも効くと思っています。

総務では過去にもアシスタントのアルバイトを雇っていたんですが、電話対応やスキャニングのような単調だけど時間がかかる業務が多いことから、あまり長くは続かないことが多かったんです。

fondeskの導入により不要な電話への対応がなくなり、もっと生産的な業務を任せることができれば、より総務の仕事にやりがいを持って働き続けてもらえるんじゃないかと思ってます。

- 電話対応の外部化以外にも、業務改善に取り組んでいることはありますか?

角田さん

はい、今もいくつか改善を進めている最中です。

先ほども少し触れましたが、弊社の総務グループでは、「時間をかけたくはないがやらなければいけない2大業務」がありました。1つ目が「代表電話の対応」、2つ目が「契約書のスキャン」です。

代表電話の対応はこの度fondeskに切り替えましたが、実はもう一方のスキャンも、代行を行える他社サービスの導入を決定しています。

- 2大業務が両方とも片付いたら、かなり業務改善できた実感がありそうですね。

角田さん

いえいえ、まだ片付けなければいけないことはたくさんあります(笑)。
名刺発注やPCレンタル手配、出張手配など…。

こういう発注系の手続きは依然アナログなものが多いので、どうにか負荷をなくせないかとまだまだ改善中です。

- fondeskへの改善要望はありますか?

角田さん

NG電話リストの機能があったらいいなと思います。例えば、受信履歴のところにチェックボタンがあって、「これは営業電話だから取り次がない」と設定できたら便利だなと思います(※編集者注)

他にも明らかに間違い電話の場合、弊社では対応しないことが多いため、オペレーターさんに何回も出ていただくことがあるようです。そういうときには「間違い電話です」と教えてあげたいですね。間違い電話と分かれば受けてもらわなくても良いので。

※編集者注
インタビュー後に特定の電話番号からの着信を拒否する機能をリリースしました。詳しくはコチラをご参照ください。

福田さん

結構発信者の方が怒ってるときもありますしね。こちらでは何もしてあげられなくて忍びないなって思います。何かメモだけでも残してあげたいと思います。

オペレーターを気遣う、心優しいおふたり
- 最後に、どんな企業にfondeskはオススメですか?

角田さん

現状はスタートアップへの導入が多いイメージがありますが、弊社のような100名以上の規模の企業にもオススメできると思っています。

営業電話をそもそも取らなくていいというのはもちろんなのですが、会社の規模が大きくなるにつれ手間が増えるのが、営業電話ではなく代表に掛かってきた電話の他部署への取次で、fondeskは、この取次の際の電話内容の書き起こしが自動的に出来上がっているという点を、非常におススメしたいですね。

これくらいの規模の会社になると特に、「代表電話は総務などのコーポレートが出るもの」が当たり前になっているところが多いと思いますが、その当たり前を見直し効率化できれば、コーポレート人員の負荷を下げられる余地はまだまだあるということをぜひ知ってほしいですね。

無料で使えるメールフォームと顧客管理ツール「formrun(フォームラン)」

「formrun」は、フォーム作成やフォームに入力された顧客情報の管理までをワンストップで行うことができるツールです。

フォームを誰でも多種多様なテンプレートから簡単に作成することができ、フォームから送信された顧客情報をステータス毎にチームで管理することができる「ボード」画面、複数人で利用できるメール機能により、顧客獲得からコミュニケーション対応の生産性向上に貢献します。
2019年9月現在、35,000を超える企業や個人事業主が導入しています。

Bizer株式会社

  • ITサービス

営業電話を完全シャットアウト。ほしかった社内環境が手に入った

キラメックス株式会社

  • ITサービス

対応品質の良さに満足。電話取次をSlack連携して外部化できた

株式会社リチカ

  • ITサービス

fondesk導入で運用ルールが定まって、自分たちの仕事に集中できた

LAPRAS株式会社

  • ITサービス

「導入しない理由がない」サービスを見つけて5分でfondesk導入を決めた

行政書士法人GOAL

  • 士業(行政書士法人及び社会保険労務士法人)

月間300件の電話対応をfondeskで外部化。運用ルールを整備して、メンバーの集中力を

Anyflow株式会社

  • ITサービス

取り逃しをなくして電話の悩みを根本解決できた

株式会社才流

  • マーケティング・コンサルティング

私が電話番サービスfondeskを法人と個人で契約した理由

株式会社Catallaxy

  • ITサービス

「社内の空気を濁らせたくない」スタートアップ社長がfondeskに感じた価値とは

株式会社gamba

  • ITサービス

電話対応に関する課題を感じfondesk導入に至った経緯とは

株式会社ベーシック

  • ITサービス

電話対応業務の効率化に成功。100名規模の企業における、バックオフィス部門の業務改善の取り組み

インクルージョン・ジャパン株式会社

  • ベンチャー投資/経営コンサルティング

「電話を無くしたらオフィスで集中できるようになった」fondeskを知ったベンチャーキャピタルに起きた変化とは

株式会社ヤプリ

  • ITサービス

コンパクトな総務部には不可欠なサービス。IPOを実現した急成長企業を支えるfondeskの実力

株式会社ウィルゲート

  • ITサービス

fondesk導入で管理部門の「闇」が解決!固定電話もなくなって月6万円の大幅コスト削減を実現した

株式会社リアルミー

  • ITサービス

リモートワーク主体の企業がfondeskで電話の課題を解決できた

株式会社FREE WEB HOPE

  • ITサービス

fondesk導入でメンバー間の会話が増えた。急成長Webマーケティング会社に起きた変化とは

株式会社あきた総研

  • 人材コンサルティング

「電話やめます」宣言を発表。新しい働き方を啓蒙する秋田の企業がfondeskに込めた想い

anect株式会社

  • ITサービス

fondeskを導入してエンジニアが集中できる環境に

株式会社TOKIUM

  • ITサービス

”メンションBOT” をつかってfondeskを発展的に活用する「時間革命企業」に話を聞いた

株式会社ヒトカラメディア

  • 不動産

月間400件の電話対応を外部化。“働くを自由に” するオフィス環境が手に入った

株式会社OKAN

  • HRサービス

新オフィスのコンセプトにベストマッチ。fondeskで電話対応の非効率をなくせた

弁護士法人コスモポリタン法律事務所

  • 士業(弁護士法人)

弁護士事務所ならではの課題にfondeskで対応。テレワーク移行もスムーズにできた

株式会社フラッグシップオーケストラ

  • コンテンツ制作

リモートワーク移行の障壁「電話対応」を克服。業務効率を圧倒的に高められた

特定非営利活動法人フローレンス

  • 保育(非営利)

非営利組織の在宅勤務移行に大きく貢献。部署メンバー全員一致で継続利用を決めた

株式会社デイトナ・インターナショナル

  • アパレル

「電話対応で生まれる“負の感情”をなくしたい」アパレル企業が月400件の電話を外部化した理由

中村太郎税理士事務所

  • 士業(税理士)

「集中する時間は、お金をかけてでも作るべき」fondeskは手が足りないときの、もう一人の従業員

株式会社ショーケース

  • ITサービス

「fondeskなしの業務環境には戻れない」スムーズなリモートワーク移行を支えた、fondeskの実力

税理士法人青山パートナーズ

  • 士業(税理士)

「伝言がChatworkに残るから確認がスムーズ」テレワークでの電話対応と取り逃しゼロを実現

富士通コンポーネント株式会社

  • メーカー

富士通コンポーネントは10回線でfondeskを利用。スピードと効率を求める会社ならではの理由とは

株式会社ユーザベース

  • ITサービス

電話対応の効率化を確信しグループ企業2社で導入。仕事で高い生産性をだすには欠かせないサービス

特定非営利活動法人放課後NPOアフタースクール

  • 学童保育(非営利)

限られたリソースで事業運営するNPOこそ、fondeskを導入して業務に集中できる環境づくりを

インターグ株式会社

  • Webメディア運営、広告運用代行、Web制作

fondeskで電話対応の無駄に気付けた。「テレワークでなくても使い続けたい」理由とは

RPAホールディングス株式会社

  • ITサービス

「機能がシンプル、だからいい」当社グループでの電話対応における生産性を大幅に向上

株式会社カミナシ

  • ITサービス

電話が鳴らない快適さを実感。fondeskは少数精鋭企業の強い味方

ドコドア株式会社

  • ITサービス

電話が鳴らない快適さを実感。fondeskは少数精鋭企業の強い味方

かえるこころの訪問看護ステーション

  • 訪問看護

訪問看護中の電話問題が解決!他社と比較してfondesk導入を決めた理由とは

酒田米菓株式会社

  • メーカー(米菓製造販売業)

「効率化の仕組みに地域・業種は関係ない」電話負担を減らして従業員満足度アップへ

株式会社アソビゴエ

  • 訪問看護・訪問介護

導入するなら、電話対応がボトルネックとなる前に。fondeskは生産性を上げるために「手放せないツール」

株式会社LIG

  • DX支援事業、マーケティング事業等

現場のリアルと費用対効果を伝えて上司を説得。fondeskは「電話番の人件費として破格」

シマダ機工有限会社

  • 製造業

「とにかく電話に出たくない」精密な作業を電話で中断されるストレスから解放された

株式会社ソーシャルインテリア

  • 商業(卸売業、小売業)

fondeskは空気のような存在。導入前の丁寧なルール整備が、スムーズな運用のカギ

株式会社アダコテック

  • ITサービス(製造業向けAIサービス)

fondeskを導入して業務効率が大幅アップ。大手企業のお客様ともスムーズにやりとりする方法とは

サッポロ不動産開発株式会社

  • 不動産(賃貸管理、不動産開発、ホテル運営等)

「電話対応が仕事のようだった」生産性と働き方の自由度を上げるため、fondeskをグループ内で横展開

社会保険労務士法人とうかい

  • 士業(社会保険労務士)

未来への投資の時間はfondeskで生み出す。チャットツールとセットで使えば顧客とのやりとりもスムーズ

株式会社MOVED

  • 業務支援コンサルティング

「オフィスを持たない」「フルリモート」だから、fondeskを電話番に。働き方に合わせて電話対応も効率化

株式会社Steps

  • 訪問看護

fondeskは現場業務の多い訪問看護業界の味方。スタッフの負担を軽減し、電話対応の質も向上

株式会社SG

  • 物流

fondeskの便利さは「導入すればすぐにわかる」。営業や求人への反響にもタイムリーな対応が可能に

はやし総合支援事務所

  • 士業

fondeskは「従来の電話代行サービスとは別物」。留守電の応酬や電話メモをなくして効率化できた

株式会社リーピー

  • Web制作会社

地方こそfondeskを。問合せを減らさず集中力を維持できる、Web制作会社の神カイゼンツール

シューペルブリアン株式会社

  • 介護支援事業

fondeskで「事務所を空けられない」プレッシャーから解放。現場の負担が減り、職員の一体感も醸成された

Retty株式会社

  • ITサービス

「みんな電話対応どうしてる?」と思ったらfondeskを試してみて。問い合わせへの回答もスピードアップ

DN Technology & Innovation株式会社

  • IT・ソフトウェア

fondeskはSlackと一体化したインフラ。電話対応の煩わしさもなく、ストレスフリーに利用できる

株式会社セレブリックス

  • 営業コンサルティング

企業ブランドを守るならfondeskで電話の即時応対を。社員のストレスも減り、高い費用対効果が見込める

株式会社ガラパゴス

  • ITサービス

「誰の仕事でもないけど誰かがやるべき」電話対応をfondeskに任せ、Work From Anywhereを実現

特定非営利活動法人三重県生涯スポーツ協会

  • NPO(スポーツ振興)

業務を効率化したくて導入。常駐スタッフが少ない組織にはfondeskを勧めたい

株式会社オアシスグループ

  • アミューズメント事業

繁忙期の電話対応にfondeskを活用。営業電話をシャットアウトしてお客様対応に集中できた

特定非営利活動法人サンカクシャ

  • NPO法人

電話を取り逃がさず、目の前の若者に注力できる。財源・人員とも余裕がない団体にこそfondeskを勧めたい

株式会社i-plug

  • 人材

fondeskでフリーロケーション制度を実現。社員の負担を考えたら、導入以前には戻せない

株式会社山善

  • エネルギー(太陽光発電)

電話1本、ケンカの元。fondeskは社員の負担と不満を減らし、社内の平穏を守るツール

株式会社シェアードリサーチ

  • リサーチ

在宅・出社どちらでも勤務しやすい環境を構築。fondeskは今後「企業のデフォルト機能」へ

株式会社ロジクラ

  • ITサービス

fondeskでハイブリッドワークをさらに推進。目の前のお客様に集中できる環境を手に入れた

株式会社サムライインキュベート

  • ベンチャーキャピタル

fondeskが「出社しなくていい」安心感に。少数精鋭チームの働きやすさを確保できた

ENECHANGE株式会社

  • エネルギー系IT

事前の個別相談で安心して導入できた。電話を取りこぼすことなく、業務効率も向上

株式会社hacomono

  • ITサービス

Slack連携、ネット完結――さらなる効率化を求めてfondeskへ。人を介在させない電話対応が実現した

株式会社エアロネクスト

  • 産業用ドローンの研究開発など

満足しているからfondeskをやめる理由がない。効率的かつ能動的な電話対応が可能に

有限会社丸善工業

  • 建築

電話に出る方法を考えるより、「出なくて済む」方法でストレス削減&業務効率アップを図って

アドカラーズ合同会社

  • 住宅リフォーム

電話に出られない機会損失をfondeskで防止。必要な電話への対応も効率化できた