導入事例
Case

シマダ機工有限会社
「とにかく電話に出たくない」精密な作業を電話で中断されるストレスから解放された

社名
シマダ機工有限会社
業種
製造業
従業員数
8名
受電件数
約40~60件 / 月

「電話で話すことがすごく苦手」「作業中に電話がかかってきて手を止めることがストレスだった」と話すのは、金属部品の加工を行うシマダ機工有限会社(以下、シマダ機工)の嶋田さん。

電話やFAXが主な連絡手段となっている業界において、シマダ機工さんではさまざまなITツールを活用されています。fondesk導入後は、それまで感じていた電話のストレスが解消されたそうです。導入の経緯や効果についてお話を伺いました。

代表取締役社長・嶋田吉晃さん
fondesk導入前
  • 電話を取るたびに作業が中断され、大きなストレスを感じていた
  • かかってくる電話のうち、約8割が迷惑電話だった
fondesk導入後
  • 電話で作業を中断することがなくなった
  • 迷惑電話を受けたり電話で話したりするストレスを解消できた
電話で作業を中断するのがストレス。fondeskを知って導入を即決した
- fondeskを導入して良かった点を教えてください。

嶋田さん

私自身、電話で話すことが苦手だったので、電話に出なくて済むようになって非常にありがたいです。電話で作業を中断されることもなくなりました。
メールとチャットワークに届く入電通知も、すぐに削除できたり対応済みにできたりと、操作性もいいですね。

- どのような背景でfondeskを導入されたのでしょうか?

嶋田さん

もともと現場で金属加工の作業を行なっている際、電話がかかってきて作業を中断することが頻繁にあったんです。電話を終えて作業に戻ると、加工が進んでしまっていて製品がダメになっている、なんてことも……。

重要なお客様からかかってくる場合もあるので、作業中でも電話に出ないわけにいきません。しかし何より腹立たしいのは、迷惑電話だったときです。「この迷惑電話のせいで作業がめちゃくちゃだ!」とストレスになっていましたし、より一層電話を嫌いになっていました。とにかく電話に出たくなかった。

そんなとき、弊社で利用しているチャットワークからのお知らせで「電話代行できますよ」と書いてあるのを見かけたんです。その瞬間、「契約しよう!」と導入を即決しました。

- 迷惑電話は多かったんですか?

嶋田さん

8割くらいは迷惑電話だったと思います。
そのため、一時期は事務のメンバーに電話をとってもらうようにしていたんです。それでも私にかかってきた電話は結局取り次いでしまうんですよね。作業を中断することに変わりはなく、根本的な対策にはなりませんでした。

- fondeskを導入するまで、他の電話代行サービスは検討されていなかったんでしょうか?

嶋田さん

チャットワークのお知らせを見るまで、電話代行の存在を知らなかったんです。会社から電話をなくしたいと考えつつも、「実現は無理だろうな」と思っていたところでした。

シマダ機工さんの精巧な技術が詰まった看板
社内からの反対・心配もなく、スムーズに導入
- 導入時、社内から反対はありませんでしたか?

嶋田さん

反対も心配もありませんでした。
導入を決めたとき、社内のチャットで「導入するよ」と連絡しただけです。実際に導入するときも、fondeskのヘルプページを見て設定したので、スムーズに利用を開始できました。

- もともと社外との連絡は電話がメインだったと思います。導入後、社外からの反応はいかがでしたか?

嶋田さん

fondeskのオペレーターさんと話すことに対し、「話しにくい」と感じてうまく伝言できないお客様もいらっしゃるようです。そのようなお客様は、私の携帯電話に直接かけてこられます。

親しいお客様からは、「オペレーターによる事務的な対応ではなく、事務員さんのアットホームな対応がいい」と言われることも。しかし、私は電話が嫌いだからこそfondeskを使っているんです。それを知っていて電話をかけてくるのだから、我慢してもらうしかないと思っています(笑)。

- 社内ではどのような運用をされていますか?

嶋田さん

基本的には常にfondeskへ転送されるようにしていますが、取らなければならない電話がかかってくるときは転送をオフにしています。一度転送されてしまうと、またかけ直すのが大変ですので。

作業している時は集中を妨げられたくないという嶋田さん
電話やFAXが中心の業界こそ、fondeskを導入してほしい
- fondeskに対して、改善要望や期待することはありますか?

嶋田さん

社内コミュニケーションツールとしてSynologyのnasという製品の中にある「Chat」というツールを利用しているので、チャットワークに届いた入電通知をそちらにも飛ばせるよう、Webhookに対応してもらえるとありがたいですね。

また、fondeskから届く伝言の内容が不正確だと思われるケースがときどきあります。そのような場合にこちらで聞き返せるよう、かかってきた電話を録音して共有していただけると助かります。

- 最後に、fondeskをおすすめしたい業界や企業があれば教えてください。

嶋田さん

弊社と同じ業界の企業におすすめしたいですね。
いまだに電話やFAXが主な連絡手段となっている業界なので、「連絡するなら電話が一番早い」「電話は自分で出ればいい」と考えている方が多いんです。私がfondeskを勧めても、「そもそも電話代行って何?」という状態。

チームで仕事をするうえで、電話は非効率だと思います。私が電話を受けたくないという理由もありますが、同業者には「fondeskを使ってください」と言いたいですね。

- 金属加工という精密で集中力の必要な作業をされているからこそ、電話で手を止めるストレスは大きかったことだと思います。率直な改善要望もありがとうございました。ぜひ同業他社の方にもfondeskを広めていただけたら嬉しいです!
シマダ機工有限会社

問題解決鉄工所 シマダ機工有限会社は、お客さまの機械部品の調達をラクチンにします。お客さまが機械部品を調達するときのストレスが無くなるように、 私たちはTOC (制約理論)というWin-Winの問題解決ツールを使ってお客さまの課題を理解しようとつとめている <加工外注>です。

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