ベンチャーキャピタルとして、国内外のスタートアップを支援している株式会社サムライインキュベート（以下、サムライインキュベート）様。もともと業務改善につながるツールは積極的に導入する文化だった同社では、リモートワークが世の中に普及する以前からモバイルワーク制度を取り入れていたそうです。そして、2019年8月にfondeskを導入。

導入後は電話対応に時間を取られることもなく、コロナ禍でのフルリモートワークへの移行もスムーズだったといいます。fondesk導入の経緯と効果、そして長年お使いいただく中で感じたことを、Corporate Groupの安達さんと稲留さんに伺いました。

少数精鋭だからこそ、本来の業務に集中したかった

まず「電話のために誰かが出社する」という状況がなくなった点がよかったと思っています。コロナ禍によるフルリモートワーク移行以前から、モバイルワーク制度を導入していたものの、結局電話のために出社しなければならない状態でした。しかしfondeskがあれば、オフィスに人がいなくても大丈夫。

また電話対応の時間も減り、電話によって作業が分断されることもなくなったため、より業務に集中できるようになりました。コロナ禍によるフルリモートワークへの移行も、fondeskがあったおかげでスムーズに行えたんです。

きっかけはオフィスの移転です。移転のタイミングでさまざまなITシステムを導入することになっており、その一環として「電話代行も入れよう」という話に。いくつかのサービスを比較検討した結果、fondeskを導入することになりました。

はい。少数精鋭チームの企業なので、総務専任スタッフがいるわけではありません。電話はそのとき出られる人が出ていたんです。そのため、本来の業務が電話対応で途切れることに課題を感じていました。

そのうえ、かかってくるのは大半が営業電話。なかなか切らせてくれない電話も多く、時間を取られていたんです。

導入当時、今ほど電話代行サービスがないなかで、スタートアップ企業への導入事例が多かったこと、そしてSlackに連携できることの2点が大きな決め手となりました。私たちはスタートアップ企業と関わる機会が多いので、電話代行サービスを使っている人たちの話を聞けたことも検討材料になりました。

実際にfondeskを使っていて、シンプルで使いやすい点が非常にいいなと感じますね。オペレーターの方の伝言ミスも少ない印象です。

多くの機能をオプションでつけられるサービスも存在しますが、私はfondeskのシンプルでわかりやすいところが気に入っています。管理画面があるのも、受電履歴も見ることができるのも、便利で助かっています。

fondeskで「誰も出社しなくていい」安心感を得られた

もともと社内コミュニケーションツールとしてSlackを使っていることもあり、みんなすぐに使い慣れた印象です。「お互いに折り返しが続いてつながらない」という話は聞いたことがありますが、不満を感じている人は少ないと思います。

フルリモートワークに切り替わってから改めて、fondeskが「誰も出社しなくてもいい」という安心感につながっていると気づきました。出社してもしなくてもいいルールなので、出社するとオフィスに1人きりであることも多かったんです。そのような状況でも、fondeskがあるから気軽に外出できています。

fondeskからの通知は、振り分けルール(*)によって個人やグループにメンションが飛ぶようになっています。メンションされた担当者は対応が終わったら「済」というスタンプをつけるルールです。宛先不明な場合は、バックオフィスグループにメンションが飛ぶよう設定しているため、バックオフィスのメンバーで内容を確認し、担当者を割り振るようにしています。

折り返しに関するルールは特に設けていませんが、折り返しが遅くなるメンバーはいないので、問題なく運用できていると思います。対応漏れなどのトラブルもありませんね。

たまに「折り返しの電話をお願いしたのに、まだかかってきていないのですが」という営業電話がかかってくることはありますね（笑）。

※通知の振り分け機能について、詳しくはこちらをご覧ください。

機能とコストのバランスがいいからfondeskを継続利用

実は、少し前に切り替えを検討していました。 現状、代表電話はfondeskで運用しているものの、直通電話は社員のスマホにインストールしている通話アプリも利用しています。それをすべて、クラウド型PBXに移行しようと考えたんです。

でも結果的に、切り替えませんでした。それは、機能面とコスト面を考慮したら今のツールと運用方法で十分だったからです。かかってくる電話のほとんどが営業電話である弊社にとって、クラウドPBXはオーバースペック。費用も今より高くなります。もともと通話する機会がほとんどないので、切り替えるメリットは少ないと判断しました。

私たちが利用するうえでの要望は特にありません。 支払い方法がクレジットカードとプリペイドカードでの支払いのみなので、請求書払いもできるようになったらありがたいですね。

fondeskへの要望ではないのですが、ブロックリストを活用できていない感覚があります。完全な迷惑電話ならともかく、企業相手だとなかなかブロックできないんですよね。少しでも受電件数を減らせたら、と思うのですが。

スタートアップ企業はfondeskを導入したほうが良いと思います。スタートアップは非常に忙しくて人手も足りない状態ですので、このようなツールを使って本当に必要な業務にリソースを注いだほうがいい。特に、toBのビジネスをしているならどの企業も使えると思いますよ。

電話を一度受けると、その後のアクションまで含めて時間を取られてしまいます。どうしても集中力が切れる。業務に集中できる環境を作りたい企業には、fondeskを使うことをおすすめしたいですね。