ユニファースト株式会社は、「つくりたいをカタチに」を理念に、企業のノベルティやスポーツ関連のOEM製品を手がけています。近年は海洋プラスチックをリサイクルした素材の活用などSDGsにも注力し、売上高50億円を突破。さらなる成長を目指すなか、業務の大きな障壁となっていたのが1日数十件におよぶ「営業電話」でした。

オフィス移転を機に全社導入へと踏み切った経緯と、そこから生まれた「集中環境」の変化について、取締役の橋本 輝明さんと広報の陸さんにお話を伺いました。

なり止まない営業電話。電話のたびに「1速」からやり直すストレスからの解放

導入のきっかけは、とにかく営業電話が多かったことです。1日に20〜30件ほど電話がかかってくるのですが、そのうちの7〜8割がシステム関連や備品関係、通信回線などの営業で、そのたびに業務が止まってしまうのが、社員にとって大きなストレスになっていたんです。

当時は、電話がなるたびに「1速からスタートする」ような効率の悪さを感じていました。集中して仕事をしていても、電話一本で強制的に思考を寸断され、また元のスピードに戻るまで時間がかかる。特に管理本部は少人数で回していたため、私宛ての電話を周りの社員が取り次ぐ負担も切実な悩みでした。中には強引な勧誘の電話もあり、対応する社員の心理的な負担も大きかったんです。

また、電話がなるたびに「誰が電話に出るか」という重い空気が流れ、電話対応が特定のメンバーに偏ってしまう状況もありました。こうした営業電話に振り回されてメンタルを削られるような状況を変えるため、まずは管理本部で対応していた代表電話から「一次対応」をしてくれるfondeskを試験的に導入しました。導入にあたっては少なからず混乱もあるかと思っていましたが、実際には驚くほどスムーズに浸透し、現場の心理的負担は一気に解消されましたね。

正直なところ、他社との比較はあまりしませんでした。初期費用が非常に安かったので「まずはやってみよう」と思える金額だったのが大きいです。

世の中には、オペレーターがマニュアルに沿って細かくQ＆A対応までしてくれるようなオーダーメイド型の秘書代行サービスもありますが、やはり費用は高くなります。私たちの場合は「まずは有人の一次対応で丁寧に受けてもらい、担当者が内容を見て折り返せばいいだけ」というシンプルな考え方でした。自分たちのニーズに対して、月1万円からスタートできるfondeskのコストパフォーマンスが一番フィットしていると感じ、そのまま使い続けています。

オフィス全体を集中環境へ。社員が本来の仕事に没頭できる空間作り

まずは管理本部で手応えを掴んでいき、その流れで2025年9月のオフィス移転を機に、全社導入へと踏み切りました。新オフィスは以前の1.5倍ほどの広さになり、環境作りには非常にこだわりました。

以前のオフィスでは、静かな環境を作ろうとしても、どこかで必ず電話がなり響き、誰かが取り次ぎのために席を立つ…という状況が避けられませんでした。それでは、せっかく素晴らしい箱（オフィス）を作っても、音が集中を削いでしまっては意味がないですよね。

移転と同時に全社でfondeskの導入に広げたことで、電話の音に一切邪魔されない環境が整いました。特に企画デザインに携わる社員にとって、思考を止めずに集中できる時間は非常に重要です。物理的な快適さと静かな環境がセットになったことで、全社員が最高のパフォーマンスを発揮できる環境になったと確信しています。

現在は、部署ごとでfondeskのアカウントを分けて運用しています。どのアカウントも一次対応はfondeskへ転送し、通知は、「営業・経理・生産・採用」といった形で、部門ごとのLINEグループに届くように設定しています。

内容がテキスト化されるので、担当者が確認できるからこそ会議中であっても「これは急ぎの用件だな」「これは大切な相談だな」と即座に判断できるようになりました。内容が可視化されていることで、折り返す前に心の準備ができるのも大きなメリットですね。

また、私を含めた責任者も同じグループに入っているため、誰から連絡があったかをリアルタイムに把握でき、「あの件は僕が対応しておくよ」といったフォローが自然に生まれています。

有人対応だからこそ守れる「企業の信頼」と「大切な縁」

広報の立場として一番のメリットは、大切な取材依頼を確実につかめるようになったことです。以前、有力なビジネスメディアの方から代表電話に取材の打診をいただいたことがありました。私は外出中でしたが、fondeskからLINEに詳細な用件が届いたんです。もしfondeskがなければ、取り次いだ社員からのメモ待ちになってタイムロスが発生したり、あるいは営業電話だと判断してチャンスを逃していたということもあったかもしれません。

有人対応でしっかり用件を聞き取ってもらい、落ち着いて用件を確認できるおかげで、通知を見てすぐに連絡を入れることができ、スムーズに掲載へとつなげることができたと思っています。外出が多くても、広報の機会を漏らさずキャッチできる安心感は非常に大きいですね。

採用面でも効果を感じています。例えば、内定を出した学生さんや採用候補者の方からの大切な連絡なども、担当者がfondeskの通知を通じてリアルタイムに把握でき、即座にフォローに回れる。こうした大切な「縁」を逃さない安心感は、有人対応ならではの強みですね。

また、社内の空気感という目に見えない部分での変化も大きかったです。以前は電話対応の偏りによる不公平感を感じる場面もありましたが、今はそのストレスも解消されています。誰もが納得感を持って自分の仕事に打ち込める環境になり、職場全体がよりフラットになったと感じています。これは、数字には表れにくいですが、非常に大きな導入効果でした。

営業電話への対応が本来の業務を圧迫している部署や、特定の人が電話対応に追われている企業には、ぜひおすすめしたいです。実は社内でも高く評価されていて、3月に予定している札幌オフィスの移転でもfondeskを導入しようと考えているんです。あまりに便利なので、個人携帯にも入れたいくらい信頼していますし（笑）。

会社の固定番号があることは、やはり「一つの信頼や安心感」であり守るべきインフラです。でも、そのために社員のパフォーマンスを落としてしまっては本末転倒ですよね。月1万円のコストで「社員が主役の集中できる環境」を生み出せると考えれば、これほどコストパフォーマンスの良い投資はないのではないでしょうか。今後はこの「働きやすい環境」を、採用活動などでも弊社の強みとして積極的に発信していきたいと考えています。